Saiba mais sobre um dos quatro projetos inscritos pelo TRT da 4ª Região no Prêmio Innovare 2013, que reconhece práticas inovadoras no Judiciário brasileiro.

O projeto "Auditoria e Apoio Administrativos", iniciativa da Presidência do TRT da 4ª Região, consiste na visita de uma equipe formada por representantes de diversos setores administrativos às unidades da Justiça do Trabalho no interior do Estado.

Integrantes das áreas de gestão de pessoas, relações internas, segurança e apoio administrativo, manutenção e projetos, material e logística, comunicação social, saúde e tecnologia da informação deslocam-se às unidades para ouvir as demandas locais, contato direto que facilita o encaminhamento de soluções a problemas eventualmente encontrados.

O projeto começou a ser concebido em julho de 2012, a partir da necessidade de levar a área administrativa do Tribunal às unidades do Interior, de forma a minimizar o distanciamento natural em relação à sede, bem como a partir da constatação de inúmeras demandas administrativas por ocasião das visitas correcionais. O objetivo é promover a contínua melhoria do clima organizacional e da qualidade de vida no trabalho, e, ao mesmo tempo, garantir a infraestrutura apropriada às necessidades funcionais.

A visita de inauguração do Projeto ocorreu à Vara do Trabalho de Esteio, em 18 de setembro de 2012. Foram realizadas mais 13 visitas no ano de 2012.

Logística

1. Escolha das unidades, e agrupamento em razão do distanciamento entre elas, com base no calendário de correições do TRT; 
2. Questionário prévio enviado às unidades para preenchimento por parte de servidores e magistrados; 
3. Indicação de representantes de cada área; 
4. Deslocamento da equipe para as visitas; 
5. Realização de reunião de avaliação a respeito de cada unidade visitada; 
6. Elaboração de relatórios; 
7. Encaminhamento e solução das demandas.

Benefícios 

A ação possibilita o estabelecimento de prioridades de atuação por parte da Administração, trazendo, ainda, maior desburocratização quanto ao atendimento e tramitação das demandas. A atuação de uma administração democrática e descentralizada atrai a participação de todos os servidores e contribui para a formação de um sentido de pertencimento nas decisões sobre o futuro administrativo do TRT. O modelo de auditoria e acompanhamento que se propõe atua como facilitador nos processos de mudança na estrutura administrativa, servindo como espaço de escuta e interlocução entre os vários setores do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região, especialmente aqueles distantes da sede do Regional.  Vale destacar, também, o papel desempenhado pela recém criada Assessoria de Relações Internas na administração de crises e na mediação de conflitos que envolvem relações no trabalho, eis que composto por duas psicólogas. 

São enfrentadas, ainda, carências de infraestrutura que só a verificação in loco permite identificar. A partir delas, os setores de segurança, apoio administrativo, manutenção e projetos, material e logística e tecnologia da informação encaminham possíveis soluções imediatas às demandas, mas, principalmente, coletam dados para o planejamento a longo prazo.

A Secretaria de Gestão de Pessoas, por sua vez, coleta dados sobre necessidades próprias de cada região do Estado, que vão desde a capacitação de servidores à distribuição de cargos e funções. Também são diagnosticadas questões atinentes às condições de saúde ocupacional dos servidores, com a adoção de medidas profiláticas e adequadas a cada caso concreto. A convicção do projeto é que as ações institucionais que tratem da melhoria do clima organizacional, da promoção de saúde no trabalho e do desenvolvimento de servidores e gestores implicam resultados diretos na produtividade e qualidade da prestação jurisdicional. Tal visão se coaduna com a preocupação de atingir a meta constitucional da razoável duração do processo, que só poderá ser alcançada pela consideração dos Tribunais como instituições políticas, mas, fundamentalmente, organizações profissionais e estruturalmente democráticas.

Números

• Em 2012, foram visitadas 14 sedes da Justiça do Trabalho no Rio Grande do Sul.
• A população da área de jurisdição das Varas do Trabalho auditadas, todas do interior do Estado, é de 2.147.786 jurisdicionados. 
• Foram percorridos aproximadamente 3.700 km.
• Estiveram envolvidos no projeto, no ano de 2012, 79 servidores da área administrativa e 413 servidores lotados em unidades de 1º grau.
• Foram recebidas pelos setores administrativos componentes do projeto 473 demandas, as quais foram analisadas e respondidas por meio de relatórios em que registrados os encaminhamentos realizados.
• A despesa total com diárias, pedágio e combustível para visitas em 14 sedes da Justiça do Trabalho no interior do Estado foi de R$ 6.894,92, perfazendo um custo de R$ 1,59 por quilômetro rodado.  

Inovação

A principal inovação do projeto consiste na busca, in loco, da identificação de necessidades administrativas do Tribunal. De regra, a resolução de problemas no fluxo administrativo das entidades públicas carece de ações preventivas, dependendo da manifestação posterior das unidades isoladas. No caso, os eventuais entraves administrativos à boa prestação jurisdicional chegam ao conhecimento direto dos setores responsáveis, permitindo a adoção das medidas profiláticas correspondentes.   

Depoimentos

“É muito importante termos essa possibilidade de passar nossas impressões sobre como aperfeiçoar as condições de trabalho da secretaria. A equipe do projeto se mostrou muito receptiva”. Shana Grenzel Person, da VT de Santo Ângelo

“Considerando a distância física entre a nossa unidade e a Capital, é muito positiva essa oportunidade de passar nossas questões diretamente aos integrantes das áreas administrativas. A presença deles aqui também proporcionam uma percepção mais precisa das necessidades de cada unidade”. Larissa Heinen, da 2ª VT de Santa Rosa.

"Julgo salutar o projeto, ao tornar mais palpável a proposta da atual gestão do TRT gaúcho. É digna de elogio a postura de realmente ouvir-se às solicitações do Interior, o que faz com os servidores sintam-se mais valorizados". Raquel Giacomett, da Vara do Trabalho de Farroupilha.