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A Justiça do Trabalho gaúcha está conduzindo o maior projeto de recuperação documental de sua história. O objetivo é recuperar e preservar o acervo de processos físicos do Arquivo-Geral da instituição, severamente atingido pelas inundações de maio de 2024. Elas comprometeram cerca de um milhão de processos, incluindo volumes históricos que receberam o selo “Memória Mundo” da UNESCO. 

As atividades do projeto incluem a higienização, a desinfecção, a secagem, o desfolhamento e a digitalização dos documentos. Até agora, aproximadamente 10% do acervo atingido foi desinfectado, e mais de 4 mil processos passaram por todo o tratamento até a digitalização. As tarefas são realizadas por uma equipe multidisciplinar. 

“A iniciativa transcende a esfera técnica, refletindo um compromisso com a preservação da memória histórica e o acesso à informação”, destaca a juíza do Trabalho Anita Job Lübbe, integrante da Comissão de Gestão da Memória e representante do TRT-RS no Proname (Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário). A magistrada acrescenta que os volumes dos processos são fontes valiosas para pesquisas acadêmicas e documentações de direitos trabalhistas. 

Soluções criativas

O “Projeto de Recuperação dos Processos Alagados” iniciou ainda no período da enchente e envolveu diversos setores do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT-RS).  

O especialista em restauração Eutrópio Pereira Bezerra foi contratado para orientar e capacitar a equipe. Ele coordenou o Núcleo de Conservação e Preservação, que desenvolveu soluções criativas para a escassez inicial de materiais. No período, foram usadas mesas higienizadoras improvisadas, além de secadores de cabelo para acelerar o processo de secagem. Servidores e trabalhadores terceirizados receberam treinamentos diários, para a garantia da aplicação rigorosa dos protocolos técnicos. 

Medidas de segurança

Durante o trabalho de recuperação dos documentos, a professora Gertrudes Corção, microbiologista da UFRGS, foi contratada para realizar coletas e identificar a composição microbiológica dos documentos afetados, garantindo a segurança do acervo e dos trabalhadores. 

Classificação dos documentos

Os documentos foram classificados em dois grupos: submersos e não submersos. Foi dada prioridade aos cerca de 5 mil lotes (cada lote é composto, em média, de 10 a 15 processos) que haviam caído nos corredores alagados. Procedimentos de higienização, desinfecção e secagem por entrefolhamento e ventilação forçada são aplicados conforme protocolos especializados. 

A equipe de Tratamento Aquoso já concluiu a sanitização de mais de 1.728 lotes, enquanto a equipe de Secagem e Desfolhamento tratou 523 lotes. Já a equipe de Higienização, em parceria com a equipe da Federação Nacional de Educação e Integração dos Surdos ( FENEIS), finalizou o desfolhamento e higienização de 16 lotes. O trabalho de digitalização do acervo também prossegue, com produtividade crescente. “A inclusão de 49 trabalhadores surdos e deficientes auditivos na equipe sublinha o caráter inclusivo e socialmente responsável do projeto”, acrescenta a juíza Anita Job Lübbe.

Desafios

Apesar dos avanços, a equipe enfrenta desafios logísticos. Um deles é a escassez de materiais essenciais já comprados mas ainda não entregues, como papelão, escovas e espátulas. Outro obstáculo é a demora na entrega de equipamentos importantes, como mesas higienizadoras, prensas e lava-jatos. Esses fatores, também decorrentes da enchente, impactam diretamente a produtividade, exigindo adaptações constantes nos fluxos de trabalho. As atividades de lavagem e desinfecção devem ser concluídas até meados de 2026, enquanto o processo de digitalização será estendido por vários anos. 

Novo Espaço

O TRT-RS também está em busca de um novo espaço adequado para o Arquivo-Geral, que atenda aos padrões necessários para a preservação documental. Paralelamente, a instituição trabalha em parceria com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) e o Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT) na criação de um repositório digital arquivístico confiável, projeto iniciado em maio de 2022. 

“O projeto reafirma o compromisso do TRT-RS com a transparência, a memória histórica e o atendimento à sociedade, deixando um legado de inovação e resiliência diante de adversidades”, conclui a juíza  Anita Job Lübbe.

As atividades de recuperação do acervo compõem a iniciativa "Gestão do Acervo Pós-Enchente" (GAPE), projeto multidisciplinar estabelecido pela Presidência do Tribunal e articulado sob as diretrizes da desembargadora Rosane Serafini Casa Nova, presidente da Comissão de Gestão de Memória do TRT-RS, e da desembargadora Maria Madalena Telesca, vice-corregedora e presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 

Função jurídica

Além do seu valor histórico, os processos do Arquivo-Geral cumprem uma função jurídica fundamental. Os volumes são solicitados para dar prosseguimento a execuções, extrair cópias de documentos com fins previdenciários ou fiscais, ou pesquisar a existência de valores pendentes de liberação.

Desde 2021, o projeto Digitalização por Demanda vem convertendo para o meio digital os processos solicitados. Apesar da grande procura e a consequente digitalização, a maior parte do acervo de processos físicos arquivados e ainda não digitalizados permaneciam no Arquivo-Geral no período da enchente.