13/07/2020 21:55

CNJ aprova resolução que estabelece a Política de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário

Início do corpo da notícia.

resolucao3242020.jpgEm 23 de junho de 2020, na 312ª Sessão Ordinária do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) comemorativa dos 15 anos de sua criação, presidida pelo Ministro Dias Toffoli, foi aprovada, por unanimidade, a conversão da Recomendação 37/2011 em RESOLUÇÃO Nº 324/2020, publicada no DOU em 09 de julho de 2020 o voto de relatoria do Conselheiro Marcos Vinícius Jardim Rodrigues, atual presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário do CNJ, referiu que “a aprovação da resolução traduz claro avanço na política de valorização do patrimônio material e imaterial do Poder Judiciário, com importantes repercussões nos procedimentos de gestão documental, com inovações tecnológicas e padronizações visando a melhor preservação da memória do Poder Judiciário”.

Com a nova Resolução 324/2020, a Política de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário, passa a ter parâmetros normativos imperativos para todos os ramos do poder judiciário brasileiro, o que fortalece a importância e a responsabilidade de todo o Judiciário Nacional com a preservação de sua Memória.

O Comitê do Proname, através de seu coordenador Juiz de Direito/TJSP Rodrigo Capez, impulsionou suas atividades nos dois últimos anos com inegável contribuição aos projetos e normativos em prol da preservação da Memória do Judiciário, primeiramente com a instituição do Dia Nacional da Memória, a seguir com a nova Resolução 324/2020, e ainda com projetos em andamento referentes à revisão do Manual de Gestão Documental e a elaboração do primeiro Manual de Gestão da Memória do CNJ.

Importante apoio e divulgação a essas conquistas têm sido constantes por parte dos Conselheiros do CNJ, Desembargadora Tânia Regina Silva Reckziegel, atual presidente da Comissão Permanente de Comunicação do Poder Judiciário, bem como o Dr. Marcos Vinícius Jardim Rodrigues, atual presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário, desde a publicação da Portaria 316/2020, que instituiu o Dia da Memória do Poder Judiciário, incluindo 10 de maio no calendário oficial do Judiciário, e a seguir na relatoria da Recomendação 324/2020, ora aprovada.

No Comitê do Proname, participaram da relatoria da minuta de revisão da Recomendação 37/2011, a Juíza do Trabalho do TRT-RS Anita Lübbe e o Juiz de Direito do TJSP Carlos Böttcher, ambos integrantes do Comitê do Proname e da Câmara Setorial de Arquivos do Judiciário do Conarq (essa última atualmente passando por reformulação) sendo aprovada e revisada pelos demais membros do Comitê, que por igual prestaram valiosas contribuições.

Anita Lübbe destaca como principais avanços da norma aprovada a paridade de representação dos vários ramos do Judiciário, a possibilidade de novo convênio de custódia temporária de documentos com a mesma entidade, a estipulação de prazo de um ano para implementação da nova política de gestão, a valorização e distinção da gestão da memória, a fixação de corte cronológico mínimo previsto em tabela de temporalidade, a previsão de preservação de documentos digitais entre outros, conforme tópicos a seguir, salientando resumidamente aqueles relativos à Justiça do Trabalho. Avanços esses que terão aplicação imediata, em todo o Judiciário Nacional, salientando que no âmbito do Judiciário Trabalhista, através do Fórum Permanente em Defesa da Memória da Justiça do Trabalho, Memojutra, que atualmente preside, tem sido constante essa atenção com a Preservação da Memória, desde 2006, quando da criação do Memojutra, integrado por magistrados e servidores de todos os Tribunais do Trabalho.

Enfim a nova Resolução CNJ nº 324/2020, apresenta pontos objetivos para um efetivo avanço na Preservação e Gestão Documental e da Memória.

Alguns exemplos que demonstram os avanços com a Resolução CNJ nº 324/2020:

Paridade de representação dos vários ramos do Judiciário

A Portaria 159/2018, que revogou a Portaria 616/2009, previa em seu artigo primeiro o que segue:
Art. 1º Instituir o Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário, com a seguinte composição:
VI - um representante do Tribunal Superior do Trabalho e/ou do Conselho Superior da Justiça do Trabalho;

Resolução 324/2020

Art. 9° O Comitê do Proname é integrado por representantes de todos os segmentos do Poder Judiciário e apresenta a seguinte composição mínima: 
VI – um representante do Tribunal Superior do Trabalho /ou do Conselho Superior da Justiça do Trabalho; 
XI – dois representantes dos Tribunais Regionais do Trabalho; 
XIV – cinco magistrados de qualquer órgão do Poder Judiciário com experiência em Gestão de Memória ou em Gestão Documental. 

Possibilidade de novo convênio de custódia temporária de documentos com mesma entidade 

A Recomendação 37/2011 previa:

II, h, § 3º Não poderá ser estabelecido convênio para a transferência de guarda definitiva da documentação, mas apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do seu objeto, pelo prazo máximo de 3 (três) anos, renovável até o prazo máximo de 5 (cinco) anos. Findo o prazo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação. (Acrescentado pela Recomendação nº 46, de 17 de dezembro de 2013)

Resolução 324/2020

Art. 17. Faculta-se aos órgãos do Poder Judiciário estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental, sob coordenação e supervisão das Comissões Permanentes de Avaliação Documental e das unidades de Gestão Documental existentes nos tribunais. 
§ 1o Os convênios de que se trata o caput terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial, sendo vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental. 
§ 2o O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais. 
§ 3o É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos. 
§ 4o Findo o prazo máximo previsto no § 3o deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo convênio.

Estipulação de prazo de um ano para implementação da nova política de gestão

Resolução 324/2020

CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 41. Os tribunais terão o prazo de doze meses para elaboração ou adaptação de Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória e aprovação de seus instrumentos, com observância dos princípios e das diretrizes do Proname indicados na presente Resolução.

Expressa previsão de normas sobre Gestão da Memória

Resolução 324/2020

Art. 2o Para fins da Resolução, compreendem-se: 
I – Gestão Documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação; e 
II – Gestão da Memória como o conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa.

Tabela de temporalidade, previsão prazo mínimo

Resolução 324/2020

Art. 20. A guarda e a destinação final de documentos e processos judiciais e administrativos observarão as Tabelas de Temporalidades das áreas meio e fim dos órgãos do Poder Judiciário. 
§ 1o Os órgãos do Poder Judiciário deverão adotar como modelo para a área meio o Plano de Classificação e, no mínimo, os prazos da Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário. 
§ 2o Os órgãos do Poder Judiciário deverão adotar o Código de Classificação e, no mínimo, os prazos da Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim – TTDU-AF aprovada pelo CNJ e disponibilizados nos Sistemas de Gestão de Tabelas Processuais Unificadas.

Expressa previsão quanto à preservação de documentos digitais

Resolução 324/2020

Art. 34. Para fins de preservação digital, os órgãos do Poder Judiciário adotarão repositório arquivístico digital confiável (RDC- Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

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Fonte: Memorial da Justiça do Trabalho no RS, foto de Rômulo Serpa/CNJ
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