Checklist para a eliminação de documentos
Embora a guarda de documentos institucionais seja importante para a garantia de direitos, para o acesso à informação e para a preservação do patrimônio histórico e cultural do Brasil, uma parcela da documentação produzida no TRT4 pode ser eliminada, cumpridos certos protocolos. Para identificar o seu caso, consulte o passo a passo abaixo.
| Acesse a tabela de temporalidade |
| A Tabela de Temporalidade contém a descrição de todos os documentos produzidos e recebidos no TRT4, tanto na área-meio (área administrativa) quanto na área-fim (área judiciária). |
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Identifique a espécie documental |
| Na Tabela de Temporalidade, cada documento possui uma denominação e um código específicos. Você poderá encontrá-los no índice (em ordem alfabética), ou procurá-los por “assunto” dentro da área a que pertence o seu documento (isto é, área-meio ou área-fim). |
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Verifique se o seu documento é passível de eliminação |
| Achou o seu documento na Tabela de Temporalidade? Verifique, então, se você cumpriu os prazos mínimos de guarda corrente e intermediária. Em caso positivo, identifique na coluna “Destinação Final” se, após esses prazos, o documento deverá ser recolhido para guarda permanente (GP) ou se é passível de eliminação (Elim.). |
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Preencha o formulário de eliminação de documentos |
| Se o seu documento pode ser eliminado e você assim o deseja, será necessário começar um processo administrativo de eliminação de documentos. Para iniciá-lo, basta preencher o formulário de eliminação de documentos, disponível no Portal Vox. |
Entenda como funciona o processo de eliminação de documentos
1. Requerimento no Portal VOX
O requerimento é realizado com o preenchimento do formulário de eliminação de documentos.
2. Abertura de processo administrativo eletrônico (PROAD)
Após o envio do formulário devidamente preenchido, a Divisão de Gestão Documental fará a autuação do requerimento em um PROAD.
3. Parecer técnico do Memorial
O PROAD será encaminhado para o Memorial, que dará parecer técnico sobre a eliminação de documentos, no prazo de 15 dias, prorrogável por igual período.
4. Votação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
Cientes do parecer técnico do Memorial, os membros da CPAD se reunirão para deliberar sobre o pedido de eliminação de documentos, podendo aprová-lo ou rejeitá-lo.
Pedido Aprovado |
O pedido poderá ser aprovado no todo ou em parte. Antes da destruição dos documentos, porém, algumas formalidades devem ser observadas.
Listagem e edital de eliminação
Para os documentos cuja eliminação for autorizada, serão expedidos uma listagem e um edital de eliminação, com publicação no site externo do TRT4. Um extrato desse edital será publicado no Diário de Justiça Eletrônico (DEJT).
Decurso do prazo
A partir da publicação do edital, as partes interessadas terão o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para solicitarem cópias de peças dos autos judiciais, desentranhamento de documentos ou expedição de certidões.
Destruição dos documentos
Expirado o prazo, os documentos serão destruídos, mediante a supervisão de um servidor, com posterior entrega do material descartado à reciclagem. Todo o procedimento constará em um termo de eliminação, publicado no site externo do TRT4.
Pedido Reprovado |
Reprovado o pedido, a CPAD definirá se o prazo de guarda do documento será majorado ou se a guarda será tornada permanente.
Prazo majorado
Nessa situação, a CPAD estabelecerá um prazo adicional para a guarda do documento, mediante justificativa.
Guarda permanente
Caso o valor histórico de um documento seja reconhecido, a guarda deste será tornada permanente, e a eliminação não será mais possível.
Recolhimento
A unidade solicitante será informada sobre a necessidade de recolhimento da documentação para o Memorial da Justiça do Trabalho ou para o Arquivo Geral.
Coleta seletiva
Como entregar o material reciclado à reciclagem?
Veja quem realiza a coleta seletiva em cada município.
Editais de eliminação
Confira o inteiro teor dos editais de eliminação de documentos expedidos pela CPAD.
Listagens de eliminação
Os documentos selecionados para eliminação são descritos em listagens com as respectivas quantidades.
Termos de eliminação
A destruição dos documentos é certificada em um termo de eliminação, com identificação do servidor responsável.
