Contratos de TIC

Última atualização: 05/07/2024 16:36

Fonte: SETIC

Processo de Planejamento de Contratações de TIC

O Processo de Planejamento das Contratações de TIC está regulamentado na Portaria n° 5.736/2016.

Definições do Processo de Planejamento das Contratações de TIC

Responsável pelo Processo
Divisão de Apoio a Contratações de TIC

Papéis
Requisitante da Contratação	Responsável pela área requisitante da solução de TIC a ser contratada.
Equipe de Planejamento da Contratação	Composta pelos integrantes: Requisitante, Técnico, Administrativo da SA, Administrativo da SETIC
Integrante Requisitante	Representante da área Requisitante na Equipe de Planejamento da Contratação.
Integrante Técnico	Representante da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações na Equipe de Planejamento da Contratação.
Integrante Administrativo da SA	Representante d Secretaria Administrativa do Tribunal na Equipe de Planejamento da Contratação.
Integrante Administrativo da SETIC	Representante da Coordenadoria de Gestão de TIC, pertencente à Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações, na Equipe de Planejamento da Contratação.
Direção da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações e Ordenador de Despesas	Diretor(a) da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações e Ordenador de Despesas do Tribunal
Comitê de Governança de TIC	Comitê de Governança de TIC do Tribunal
Equipe de Apoio à Contratação	Representante da unidade de apoio a contratações de TIC

Ferramentas
Google Drive	Documento de texto compartilhado pelo Google.
PROAD	Ferramenta para criar e acompanhar processos administrativos no TRT4

Indicador de benefício do processo
Descrição do indicador	Método de apuração / fórmula de cálculo	Frequência
Percentual de contratações encaminhadas no Prazo	Quantidade de contratações encaminhadas dentro dos prazos previstos no Plano Geral de Contratações / Quantidade de contratações previstas no período Meta: Manter 100%	Trimestral

Controle de execução do processo
Controle	Método de execução	Frequência
Auditoria	Realizar uma reunião com as equipes executoras do processo, para avaliar a aderência, os benefícios gerados e oportunidades de melhoria do processo. Essa reunião deve identificar se o processo necessita de revisão.	anual

Tarefas do Processo de Planejamento das Contratações de TIC

1. Elaborar Documento de Oficialização da Demanda
Descrição	Formalizar a demanda de uma contratação, justificando a necessidade a ser atendida.
Papéis	Requisitante da Contratação, Integrante Requisitante
Entradas	Necessidade da contratação
Saídas	Documento de Oficialização da Demanda
Atividades	Elaborar Documento de Oficialização da Demanda	Preencher o Documento de Oficialização da Demanda de acordo com o modelo de documento
	Indicar Integrante Requisitante	Indicar Integrante Requisitante que participará da Equipe de Planejamento da Contratação
	Encaminhar Documento de Oficialização da Demanda	Encaminhar o Documento de Oficialização da Demanda, por e-mail, à Seção de Apoio a Contratações de TIC
Modelo de Documento	DOD - Documento de Oficialização da DemandaArquivo tipo pdf de 78,9KB

2. Autuar Processo Administrativo
Descrição	Criar um Processo Administrativo Eletrônico para a tramitação da contratação.
Considerações importantes	Caso o Processo Administrativo – PA tenha sido autuado previamente pela área requisitante essa tarefa não é executada.
Papéis	Equipe de Apoio à Contratação
Entradas	Documento de Oficialização da Demanda
Saídas	Processo Administrativo – PA
Atividades	Criar o PA	Criar o processo administrativo eletrônico conforme o manual
Atividades	Anexar documentos	Anexar os documentos no processo administrativo.

3. Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação
Descrição	A Direção da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações e o Ordenador de Despesas do Tribunal instituem a equipe que trabalhará no planejamento da contratação.
Papéis	Direção da Secretaria de Tecnologia da Informação e Ordenador de Despesas do Tribunal
Entradas	Documento de Oficialização da Demanda; Processo Administrativo – PA
Saídas	Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação
Atividades	Indicar Equipe de Planejamento da Contratação	Indicar Integrantes Requisitante, Técnico, Administrativo da SA e Administrativo da SETIC para compor a equipe de planejamento da contratação.
Atividades	Colher Ciência Equipe de Planejamento	Colher ciência da Equipe de Planejamento da Contratação sobre o conhecimento da Resolução 182.2013 do CNJ.
Modelo de Documento	Instituição da Equipe de Planejamento da ContrataçãoArquivo tipo pdf de 71KB

4. Analisar Viabilidade da Contratação
Descrição	Realização de estudos técnicos preliminares para demonstrar a viabilidade técnica e econômica da contratação.
Papéis	Equipe de Planejamento da Contratação
Entradas	Processo Administrativo – PA
Saídas	Análise de Viabilidade da Contratação
Atividades	Identificar requisitos	Identificar os requisitos a serem atendidos pela contratação.
	Identificar as diferentes soluções	Realizar consultas de mercado, estudos técnicos e estimar custos para identificar as diferentes soluções que atendam às necessidades da contratação.
	Escolher a solução	Identificar a solução mais vantajosa técnica e economicamente dentre as avaliadas, justificando a escolha.
Modelo de Documento	ETP - Estudo Técnico PreliminarArquivo tipo pdf de 125,1KB

5. Autorizar Prosseguimento da Contratação
Descrição	O Comitê de Governança de TIC autoriza ou não a contratação da solução escolhida.
Papéis	Comitê de Governança de TIC
Entradas	Análise de Viabilidade da Contratação; Processo Administrativo - PA
Saídas	Parecer do Comitê de Governança de TIC
Alternativas	Caso a contratação tenha sido previamente deliberada, essa tarefa deve ser substituída pela evidência da deliberação.
Atividades	Avaliar	Avaliar o documento de Análise de Viabilidade da Contratação (quando aplicável)
Atividades	Emitir Parecer	Emitir parecer com as seguintes possibilidades: * negar a contratação; * autorizar a contratação; * solicitar novos estudos;

6. Elaborar Plano de Sustentação da Contratação
Descrição	Identificar as informações necessárias para garantir a continuidade do negócio durante e após a implantação da Solução de Tecnologia da Informação que está sendo contratada, bem como após o encerramento do contrato.
Considerações importantes	No desenvolvimento desta tarefa é importante observar a ocorrência de riscos que necessitam ser tratados na tarefa “Analisar Riscos da Contratação”.
Papéis	Equipe de Planejamento da Contratação
Entradas	Análise de Viabilidade da Contratação; Processo Administrativo – PA
Saídas	Plano de Sustentação
Atividades	Planejar os recursos da contratação	Identificar os recursos, providos pelo Tribunal, necessários à execução do objeto que está sendo contratado, bem como à continuidade do negócio. Devem ser identificados recursos humanos e recursos materiais.
	Planejar a continuidade do fornecimento	Identificar os elementos necessários à continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual.
	Planejar a transição e encerramento contratual	Planejar as atividades de transição e encerramento contratual, tais como: a) a entrega de versões finais dos produtos e da documentação; b) a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de Tecnologia da Informação; c) a devolução de recursos; d) a revogação de perfis de acesso; e) a eliminação de caixas postais; f) outras que se apliquem.
	Planejar a estratégia e independência da Administração	Planejar a estratégia de independência do Tribunal em relação à contratada, que deve contemplar, pelo menos: a) forma de transferência de conhecimento tecnológico; b) direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Solução de Tecnologia da Informação sobre os diversos documentos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos não vierem a pertencer à Administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Federal.
Modelo de Documento	ETP - Estudo Técnico PreliminarArquivo tipo pdf de 125,1KB

7. Elaborar Estratégia de Contratação
Descrição	Definir critérios técnicos, obrigações contratuais, responsabilidades e definições de como os recursos humanos e financeiros serão alocados para atingir o objetivo da contratação.
Papéis	Equipe de Planejamento da Contratação
Entradas	Análise de Viabilidade da Contratação; Plano de Sustentação; Processo Administrativo – PA
Saídas	Estratégia da Contratação
Atividades	Descrever Solução	Detalhar os bens e serviços que compõem o objeto da solução a ser contratada, contendo no mínimo: a) natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado; b) o parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão;
	Definir Prazos Contratuais	Descrever os principais prazos contratuais, incluindo prazo de vigência com a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou serviços.
	Elaborar orçamento detalhado	Elaborar o orçamento detalhado da solução com base em pesquisa de preços de mercado, informando a classificação orçamentária e indicação da fonte de recursos.
	Definir forma de seleção do fornecedor	Definir a modalidade e o tipo de licitação com a indicação e a justificativa para as escolhas.
	Instituir Equipes de Apoio e Gestão da Contratação	Instituir a Equipe de Apoio a Contratação e a Equipe de Gestão e Fiscalização da Contratação.
Modelo de Documento	ETP - Estudo Técnico PreliminarArquivo tipo pdf de 125,1KB

8. Analisar Riscos da Contratação
Descrição	Identificar e analisar os riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação.
Considerações importantes	A análise de riscos permeia todas as tarefas da fase de Planejamento da Contratação e será consolidada no documento final Análise de Riscos da Contratação.
Papéis	Equipe de Planejamento da Contratação
Entradas	Análise de Viabilidade da Contratação; Plano de Sustentação; Estratégia da Contratação; Processo Administrativo – PA
Saídas	Análise de Riscos da Contratação
Atividades	Identificar os riscos	I – identificar os principais riscos que possam comprometer o sucesso dos processos de contratação e de gestão contratual; II – identificar os principais riscos que possam fazer com que a Solução de Tecnologia da Informação não alcance os resultados que atendam às necessidades da contratação.
Atividades	Planejar ações para os riscos	I – mensurar as probabilidades de ocorrência e os danos potenciais relacionados a cada risco identificado; II – definir as ações a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionados a cada risco; III – definir as ações de contingência a serem tomadas caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem; IV – definir os responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.
Modelo de Documento	Mapa de Riscos Arquivo tipo pdf de 74,5KB

9. Elaborar Termo de Referência da Contratação
Descrição	Consolidar em um único documento todos os critérios e requisitos necessários para a realização da contratação, contendo, no mínimo, as seguintes informações: descrição e detalhamento do objeto fundamentação da contratação especificação técnica (quando cabível) modelo de prestação do objeto elementos para gestão do contrato estimativa de preços e adequação orçamentária sanções aplicáveis forma de seleção do fornecedor critérios de seleção do fornecedor (quando cabível)
Considerações importantes	Nas contratações por coparticipação em atas de registros de preços, a elaboração do Termo de Referência será realizada de forma conjunta pelos órgãos participantes.
Papéis	Equipe de Planejamento da Contratação
Entradas	Análise de Riscos da Contratação; Análise de Viabilidade da Contratação, Documento de Oficialização da Demanda, Estratégia de Contratação, Plano de Sustentação, Processo Administrativo – PA
Saídas	Termo de Referência
Atividades	Descrever objeto	Descrever o objeto a ser contratado e detalhar os bens e serviços que compõem a solução, com base no quadro "Detalhamento dos Bens e Serviços que compõem a Solução" da Estratégia de Contratação.
	Justificar a Contratação	Descrever a fundamentação da contratação com base nos estudos técnicos preliminares realizados.
	Elaborar Especificações Técnicas	Elaborar as especificações técnicas da contratação com base no quadro “Requisitos da Contratação” da Análise de Viabilidade da Contratação, quando necessário.
	Descrever o Modelo de Prestação do Objeto	Descrever o Modelo de Prestação do Objeto com base nos estudos técnicos preliminares realizados.
	Descrever os Elementos para Gestão do Contrato	Com base nos estudos técnicos preliminares, descrever os seguintes elementos para gestão do contrato: 1. Indicação do Gestor e Fiscal do Contrato; 2. Procedimentos de Gestão e Fiscalização do Contrato; 3. Deveres e Responsabilidades do Tribunal; 4. Deveres e Responsabilidades da Contratada; 5. Critérios de aceitação e Cronograma Físico e Financeiro; 6. Descontos aplicáveis por descumprimento dos níveis de serviço (quando cabível); 7. Propriedade, Sigilo e Restrições; 9. Transferência de Conhecimento; 8. Mecanismos Formais de Comunicação.
	Estimar Preço	1. Elaborar a estimativa de preços com base no quadro “Orçamento Detalhados da Solução” da Estratégia de Contratação; 2. Descrever a adequação orçamentária.
	Descrever Sanções	Descrever as sanções aplicáveis com base no quadro “Regras para Aplicação de Sanções” da Estratégia de Contratação.
	Indicar Forma de Seleção do Fornecedor	Indicar forma de seleção do fornecedor com base no quadro “Forma de Seleção do Fornecedor” da Estratégia de Contratação.
	Indicar Critérios de Seleção do Fornecedor	Indicar os requisitos de seleção do fornecedor, de qualificação da equipe técnica e da licitação, quando necessário.
	Anexar o Termo de Compromisso com a Segurança da Informação	Anexar modelo do Termo de Compromisso com a Segurança da Informação definido pelo Tribunal, quando necessário.
Modelo de Documento	Termo de Referência e Termo de Compromisso com a Segurança da InformaçãoArquivo tipo pdf de 116,7KB

10. Aprovar Termo de Referência
Descrição	O Requisitante da Contratação aprova ou não o Termo de Referência elaborado pela Equipe de Planejamento da Contratação.
Papéis	Requisitante da contratação
Entradas	Termo de Referência
Saídas	Parecer do Requisitante da Contratação
Atividades	Analisar	Analisar se o Termo de Referência atende a necessidade descrita no Documento de Oficialização da Demanda (DOD).
Atividades	Emitir Parecer	Emitir parecer com as seguintes possibilidades: * Aprovar o Termo de Referência; * Não aprovar o Termo de Referência, solicitando e justificando as alterações necessárias;

11. Comunicar Indeferimento da Contratação
Descrição	Comunicar o Requisitante da Contratação acerca do eventual indeferimento da contratação.
Papéis	Integrante de planejamento
Entradas	Parecer do Comitê de Governança de TIC; Processo Administrativo – PA
Saídas	Comunicação do Indeferimento da Contratação
Atividades	Comunicar requisitante	Enviar uma Comunicação do Indeferimento ao Requisitante da Contratação.
Atividades	Arquivar PA	Arquivar o Processo Administrativo Eletrônico, juntando a cópia da Comunicação do Indeferimento ao Requisitante da Contratação.

12. Solicitar Contratação por Dispensa de Licitação por Valor
Descrição	Solicitar a contratação de bens ou serviços cuja despesa anual para a mesma classe de objeto seja inferior ao limite legal para dispensa de licitação.
Papéis	Requisitante da Contratação, Equipe de Apoio à Contratação
Entradas	DOD, orçamentos preliminares encaminhados pelo Requisitante da Contratação, Análise de Viabilidade da Contratação
Saídas	Formulário de SOLICITAÇÃO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL / CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO POR DISPENSA
Atividades	Revisar orçamentos	Revisar os orçamentos preliminares encaminhados pelo Requisitante da Contratação e solicitar novos, quando necessário.
Atividades	Preencher formulário	Preencher formulário próprio da Secretaria de Administração para contratações por dispensa.

13. Conferir e Encaminhar Contratação
Descrição	Conferir se todos os documentos obrigatórios foram devidamente elaborados nos estudos técnicos preliminares e encaminhar processo para contratação
Papéis	Diretora da SETIC
Entradas	PA
Saídas	Parecer com Check List
Atividades	Conferir	Conferir através de um check list se todos os documentos obrigatórios foram devidamente elaborados nos estudos técnicos preliminares da contratação
Atividades	Encaminhar	Encaminhar PA com a documentação para a área responsável pela contratação.

Processo de Gestão de Contratos de TIC

O Processo de Gestão de Contratos de Tecnologia da Informação e Comunicações está definido na Portaria 3.850 de 2017.

Processo gestao contratacoes-rev1-2021-05.png

Definições do Processo de Gestão de Contratos de TIC

Responsável pelo Processo
Divisão de Apoio a Contratações de TIC

Papéis
Gestor do Contrato	Responsável por todas as etapas da gestão do contrato e ateste de serviços e materiais
Equipe de Gestão de Fiscalização	Equipe composta pelos fiscais técnico, requisitante, administrativo e gestor do contrato..
Fiscal técnico	Responsável por monitorar níveis de serviço, emitir chamados/ordens de serviço, acompanhar tecnicamente a execução do objeto e avaliar o cumprimento dos requisitos técnicos da contratação.
Fiscal requisitante	Responsável por emitir chamados/ordens de serviço, acompanhar a execução do objeto e avaliar o cumprimento dos requisitos de negócio da contratação.
Fiscal administrativo	Responsável por reunir informações dos fiscais técnico e requisitante para conferência do cumprimento das exigências técnicas, de negócio e administrativas da contratação, conferir níveis mínimos de serviço, conferir e encaminhar notas fiscais para pagamento.
Responsável Recebimento de Bens	Responsável pelo recebimento de materiais e softwares em caráter provisório (quantitativo) e definitivo (atendimento aos requisitos da contratação). O recebimento provisório pode ser realizado por um representante da SETIC, do Cadastramento de Bens/Almoxarifado ou da unidade em que o objeto será entregue. O recebimento definitivo será realizado pela equipe de gestão e fiscalização do contrato e/ou por uma comissão designada para tal finalidade.

Ferramentas
Solução de Monitoramento de Infraestrutura	Software utilizado pela Coordenadoria de Infraestrutura Tecnológica para monitoramento de disponibilidade dos serviços
Sistema de Gestão de Serviços de TIC	Software de gestão de demandas de serviços da SETIC, no qual são registrados os chamados e ordens de serviços.
Planilhas de Controle de Contratos de TIC	Conjunto de planilhas utilizadas para controle dos contratos de TIC, tais como prazos, níveis de serviços, faturamento, etc.
Sistema de Compras	Sistema de compras do Tribunal
Processo Administrativo	Processo Administrativo Eletrônico do Tribunal

Indicador de benefício do processo
Descrição do indicador	Método de apuração / fórmula de cálculo	Frequência
Percentual de Processos de Fiscalização com Registros Atualizados	Quantidade de Processos de Fiscalização com Registros Atualizados / Quantidade Total de Contratos Vigentes no período Meta: Manter 100%	Trimestral

Controle de execução do processo
Controle	Método de execução	Frequência
Auditoria	Realizar uma reunião com as equipes executoras do processo, para avaliar a aderência, os benefícios gerados e oportunidades de melhoria do processo. Essa reunião deve identificar se o processo necessita de revisão.	anual

Tarefas do Processo de Gestão de Contratos de TIC

1. Iniciar Gestão
Descrição	Comunicar aos interessados os detalhes do objeto a ser executado, os papéis e responsabilidades.
Papéis	Gestor do contrato Equipe de Gestão e fiscalização
Considerações importantes	A contratada (Empresa contratada pelo Tribunal para a execução do objeto) deve participar da reunião inicial. Em contratos com gestão simplificada, a reunião poderá ser substituída por um e-mail com as informações do contrato
Entradas	Contrato, Edital de licitação
Saídas	Ciência da nomeação do gestor e fiscais, Registro de reunião
Atividades	Dar ciência ao Gestor, fiscais do contrato e substitutos	Dar ciência da nomeação, atribuições e responsabilidades ao gestor, fiscais do contrato e substitutos, dando possibilidade de se declarar impedido, quando cabível.
	Realizar reunião inicial	Realizar reunião inicial com a contratada, gestor e fiscais do contrato.
	Enviar registro de reunião	Enviar e-mail a todos os participantes e demais interessados com os assuntos tratados na reunião inicial.
Template	Registro de reunião Ciência Nomeação Equipe de Gestão e Fiscalização do Contrato

2. Monitorar Disponibilidade
Descrição	Verificar os níveis de disponibilidade dos serviços prestados e comparar os resultados com os requisitos estipulados no contrato.
Papéis	Fiscal Técnico
Entradas	Contrato, dados de monitoramento e de gestão de serviços
Saídas	Relatório de disponibilidade
Atividades	Monitorar	Monitorar a disponibilidade dos serviços
Ferramentas	Solução de Monitoramento de Infraestrutura, Sistema de Gestão de Serviços de TIC

3. Emitir Chamado
Descrição	Abrir chamado junto à contratada para execução de serviços estipulados no contrato.
Papéis	Fiscal Técnico/Requisitante
Entradas	Problema técnico detectado, necessidade prevista no contrato
Saídas	Registro do chamado
Atividades	Abrir chamado	Abrir o chamado junto à contratada conforme mecanismos definidos no contrato (por telefone, email, integração de sistemas, aplicativo web, …), registrando-o no sistema próprio.

4. Acompanhar a Execução do Chamado
Descrição	Acompanhar a execução do serviço previsto no chamado.
Papéis	Fiscal Técnico/Requisitante
Entradas	Registro do chamado
Saídas	Registro das ocorrências do chamado
Atividades	Acompanhar a execução	Verificar a execução do serviço demandado, acompanhando os técnicos da contratada, quando necessário.
	Registrar ocorrências	Registrar as datas e horários de início de atendimento, conclusão e demais prazos. Registrar não conformidades na execução do serviço.
	Absorver conhecimento	Absorver o conhecimento gerado na execução do serviço, quando aplicável.

5. Emitir Ordem de Serviço
Descrição	Emitir ordem para a execução de serviço, conforme previsto no contrato.
Papéis	Fiscal Técnico/Requisitante
Entradas	Escopo do serviço a ser executado
Saídas	Ordem de serviço emitida
Atividades	Emitir Ordem de Serviço	Enviar ordem de serviço, descrevendo detalhadamente o escopo, prazo, custo, datas, entregas e demais informações definidas no contrato.
Template	Ordem de Serviço
Observação	Nos contratos em que as entregas forem definidas por cronograma prévio, este substituirá as ordens de serviços.

6. Acompanhar a Execução da Ordem de Serviço
Descrição	Acompanhar a execução do serviço previsto
Papéis	Fiscal Técnico/Requisitante
Entradas	Ordem de Serviço
Saídas	Registro das ocorrências da ordem de serviço
Atividades	Acompanhar a execução	Verificar a execução do serviço demandado, acompanhando os técnicos da contratada, quando necessário.
	Registrar ocorrências	Registrar as datas e horários de início de atendimento, conclusão e demais prazos. Registrar não conformidades na execução do serviço.
	Absorver conhecimento	Absorver o conhecimento gerado na execução do serviço, quando aplicável.

7. Verificar os Níveis Mínimos de Serviço
Descrição	Verificar se o serviço executado atendeu os níveis mínimos contratados
Papéis	Fiscal Administrativo, Fiscal Técnico e Fiscal Requisitante
Entradas	Contrato, ordens de serviço, registros de chamados, relatórios
Saídas	Comunicação à contratada de eventuais descontos por descumprimento dos níveis de serviço; Encaminhamento de sanções administrativas quando cabíveis.
Atividades	Conferir relatórios	Conferir ordens de serviço, registros de chamados e relatórios emitidos pela contratada e/ou pelo Tribunal, conforme o caso.
Atividades	Calcular valores	Calcular valores a serem faturados, de acordo com a natureza do contrato, e eventuais descontos aplicáveis, informando à contratada.
Ferramentas	Planilhas de controle

8. Receber Provisoriamente
Descrição	Efetuar o recebimento provisório de materiais, softwares e serviços associados
Papéis	Responsável Recebimento de Bens
Entradas	Nota fiscal, material e/ou software
Saídas	Recibo atestando a entrega quantitativa de material e/ou software adquirido
Atividades	Verificar quantitativo	Contar as quantidades entregues
Atividades	Assinar recibo de entrega	Assinar o recibo de entrega, apontando eventuais não conformidades.

9. Avaliar o Objeto quanto aos Requisitos da Contratação
Descrição	Avaliar se o material/software entregue está de acordo com as especificações técnicas previstas na contratação.
Papéis	Fiscal Técnico/Requisitante
Entradas	Edital, proposta da contratada, material/software
Saídas	Informação sobre atendimento dos requisitos
Atividades	Conferir especificação técnica	Conferir se o material/software recebido possui as especificações técnicas constantes na contratação. Essa conferência pode ser realizada sobre uma amostra do material adquirido.
Atividades	Emitir informação	Emitir informação atestando se a especificação confere. Dependendo da natureza da contratação, a informação poderá ser prestada por meio de memorando, email ou ateste na nota fiscal. Caso o material/software não esteja de acordo com a especificação, entrar em contato com a empresa para que tome a ação necessária.

10. Conferir Nota Fiscal
Descrição	Conferir os dados da nota fiscal
Papéis	Fiscal Administrativo
Entradas	Nota fiscal, Processo Administrativo
Saídas	Nota fiscal conferida
Atividades	Conferir	Conferir os dados da nota fiscal como: valor, descrição dos serviços e/ou materiais, CNPJ, nota de empenho. Caso a Nota Fiscal apresente problemas, encaminhá-la para correção.
Ferramentas	Planilhas de controle, Sistema de Compras, Sistema de Processo Administrativo Eletrônico

11. Lavrar Termo de Recebimento Definitivo
Descrição	Realizar o recebimento definitivo do material e/ou software
Papéis	Responsável Recebimento de Bens
Considerações importantes	Nas compras diretas, o Termo de Recebimento Definitivo poderá ser substituído por ateste na nota fiscal
Entradas	Nota fiscal, contrato, edital, informação sobre atendimento dos requisitos
Saídas	Termo de Recebimento Definitivo
Atividades	Elaborar o termo de recebimento definitivo	Elaborar o termo de recebimento, informando dados como: dados da contratação, descrição dos itens recebidos, datas de recebimento, número de notas fiscais de entrega
	Verificar não conformidades	Verificar e informar atrasos e outras não conformidades ocorridas
	Colher assinaturas	Colher as assinaturas dos responsáveis pelo recebimento
Template	Termo de Recebimento Definitivo

12. Atestar a Nota Fiscal
Descrição	Atestar a nota fiscal
Papéis	Gestor do Contrato
Entradas	Nota fiscal, Processo Administrativo
Saídas	Ateste da nota fiscal
Atividades	Firmar ateste	Fimar ateste da nota fiscal e documentação referente à fiscalização do contrato.
Templates	Ateste de Serviço e Ateste de Entrega de Material
Ferramentas	Sistema de Processo Administrativo Eletrônico

13. Encaminhar para Pagamento
Descrição	Encaminhar a nota fiscal para pagamento
Papéis	Fiscal Administrativo
Entradas	Nota fiscal, Processo Administrativo
Saídas	Nota fiscal encaminhada para pagamento
Atividades	Encaminhar Pagamento	Encaminhar o Processo Administrativo para a Seção de Liquidação
Ferramenta:	Sistema de Processo Administrativo Eletrônico

14. Verificar sanção
Descrição	Verificar se ocorreu descumprimento de alguma cláusula contratual e encaminhar possíveis sanções
Papéis	Equipe de Gestão de Fiscalização
Considerações importantes	Qualquer integrante da equipe de gestão e fiscalização do contrato pode identificar a necessidade de encaminhamento de sanção
Entradas	Processo administrativo de contratação
Saídas	Processo administrativo de sanção
Atividades	Verificar	Verificar se ocorreu descumprimento de alguma cláusula contratual
	Reunir	Reunir evidências
	Encaminhar sanções	Encaminhar processo de sanção informando não conformidades passíveis de aplicação de sanções à área competente do Tribunal.
Template	Formulário de Encaminhamento de Sanções

15. Registrar evidências de gestão contratual
Descrição	Registrar no processo administrativo as evidências de gestão e fiscalização contratual
Papéis	Equipe de Gestão e Fiscalização
Considerações importantes	A periodicidade do registro pode variar de acordo com cada contrato, variando de 1 a 3 meses.
Entradas	Processo administrativo de contratação Processo administrativo de fiscalização
Saídas	Processo administrativo de fiscalização atualizado
Atividades	Reunir	Reunir evidências de gestão contratual
Atividades	Juntar	Juntar as evidências no processo administrativo de fiscalização