EPTIC

Escritório de projetos de TIC

Solicitante

Pessoa que realiza uma solicitação de projeto

Coordenador

Coordenador de equipe da SETIC, responsável juntamente com o GP e equipe do projeto pela análise das solicitações de projeto, pelo planejamento e execução do projeto. Responsável também pelo monitoramento e subsídio de informações para a atualização do portfólio de projetos da SETIC

GP (Gerente de Projeto)

Responsável juntamente com o Coordenador e equipe de projeto pela análise das solicitações de projeto, pelo planejamento e execução do projeto. Responsável também pelo monitoramento e subsídio de informações para a atualização do portfólio de projetos da SETIC

Equipe de projeto

Equipe de projeto, responsável juntamente com o Coordenador e GP pela análise das solicitações de projeto, pelo planejamento e execução do projeto

EPTIC

Escritório de projetos de TIC, responsável pelo acompanhamento de todo o ciclo de vida do portfólio de projetos da SETIC, desde sua elaboração, execução, monitoração e encerramento. Responsável também pela formatação, ajuste e atualização do portfólio de projetos da SETIC

Subcomitê de TIC

Subcomitê de TIC, formado pelo diretor e coordenadores da SETIC e o representante do Escritório de Projetos de TIC. Responsável por revisar o planejamento e as estimativas

Comitê de Governança de TIC

Comitê de Governança de TIC, composto por magistrados e pelo diretor SETIC, com o objetivo, entre outros, de propor as estratégias e orientar as metas institucionais para a área de tecnologia da informação e comunicações. Responsável por revisar o portfólio de projetos proposto e aprová-lo ou não

Proposta de Portfólio

Planilha mantida no Google Drive, contendo o detalhe de todos os projetos candidatos para a formação do portfólio de projetos da SETIC

Portfólio

Mesma planilha descrita acima, após ser aprovada pelo Comitê de Governança de TIC, tornando-se oficialmente o portfólio de projetos da SETIC

Portal de Governança

Portal de Governança de TIC é um sítio eletrônico mantido pela SETIC, que divulga interna e externamente informações sobre essa área, incluindo a situação do portfólio de projetos da SETIC. Ele é acessado em: https://www.trt4.jus.br/portais/governanca

Link com informações sobre o PDTIC e os projetos contidos no portfólio:

https://www.trt4.jus.br/portais/governanca/plano-diretorAbre em nova aba

Link com o resumo da situação dos projetos. No segundo quadrante apresenta um histórico com link para todos os relatórios de acompanhamento:

https://www.trt4.jus.br/portais/governanca/acompanhamento-projetosAbre em nova aba

Link para os projetos concluídos e benefícios gerados:

https://www.trt4.jus.br/portais/governanca/monitoracao-de-projetosAbre em nova aba

Google Drive

A planilha com a proposta e posteriormente com o portfólio, é mantida no Google Drive do Escritório de Projetos

GitLab

GitLab é a ferramenta utilizada pela SETIC para registro e acompanhamento das atividades do backlog de cada equipe. Sugere-se que essa ferramenta também seja utilizada para os projetos. Para isso, devem ser criadas issues com marcação (label) específicas e nelas devem ser registrados o andamento e o histórico do projeto. Além disso, sugere-se que a documentação gerada durante o projeto também seja anexada na issue.

Orientações sobre a utilização do gitlab para projetos pode ser consultadas em: https://docs.google.com/document/d/1s6Ejj0iH3qW70rHG7jLi9A6IkoUcswlNj7Um96K5Upo/editAbre em nova aba

Percentual de projetos concluídos no final do PDTIC

Percentual=(Total de projetos concluídos x 100)/total de projetos do PDTIC

Meta: 60%

Bianual (no final do PDTIC)

Subcomitê de TIC

Em uma reunião periódica do Subcomitê de TIC, avaliar a aderência e as oportunidades de melhoria do processo. A reunião deve indicar se o processo necessita de revisão ou não.

Anual

Descrição

Solicitante encaminha a solicitação de projeto, isto é, encaminha a sua necessidade

Papéis

Solicitante

Considerações importantes

Na elaboração ou revisão do PDTIC, o Diretor da SETIC define se os usuários da área de negócio serão consultados sobre a solicitação de novos projetos, ou se as necessidades serão encaminhadas pelos próprios Coordenadores SETIC, com base no backlog registrado em cada área.

A forma como as solicitações serão recebidas também é definido a cada PDTIC, não precisando ser em formulário ou sistema específico. O essencial é que as informações para a identificação correta da necessidade sejam encaminhadas, como: nome, objetivo, problema a ser resolvido (justificativa), benefícios estimados e restrições existentes.

A atividade está representada com o símbolo (III), que indica repetição. Isto é, várias solicitações podem ser encaminhadas

Entradas

Necessidade de projeto

Saídas

Informações sobre a solicitação de projeto

Atividades

Identificar a necessidade

Identificar a necessidade de projeto

Detalhar e encaminhar informações da solicitação

Detalhar e encaminhar as informações referente à solicitação de projeto

Ferramentas

De acordo com o definido a cada PDTIC

Descrição

Responsáveis analisam as informações da solicitação de projeto a fim de verificar se tem características de projeto ou demanda, se é viável de ser atendida e de realizar seu planejamento

Papéis

Coordenador, GP e equipe de projeto

Considerações importantes

Caso os responsáveis precisem, podem colher informações adicionais para um maior detalhamento da solicitação de projeto.

A atividade está representada com o símbolo (III), que indica repetição. Isto é, várias solicitações podem ser analisadas

Entradas

Informações sobre a solicitação de projeto

Saídas

Solicitação de projeto a planejar ou Solicitação com característica de demanda

Atividades

Verificar se é projeto

Verificar se a solicitação tem característica de projeto

CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO:

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

No portfólio, a orientação é que sejam consideradas como projeto solicitações com alguma (ou combinação) das características abaixo:

• Não seja uma rotina, isto é, que tenha início, meio e fim.

• Gere um resultado específico.

• Não seja pontual ou de rápida execução.

• Gere um resultado relevante para a organização.

• Seja importante ser monitorada e divulgada.

• E/ou tenha um custo relevante.

Caso não tenha características de projeto, encaminhar a solicitação para a fila de demandas.

Verificar se será atendido

Nessa etapa, já pode ser identificada a viabilidade ou não da execução da solicitação, principalmente se for técnica. Ou se a necessidade já está sendo ou será atendida por outro projeto, por exemplo. Inviabilidade por incompatibilidade estratégica normalmente é indicada nos níveis acima (Subcomitê de TIC ou Comitê de Governança de TIC)

Encaminhar solicitação para planejamento

As solicitações com características de projeto e viáveis tecnicamente, são encaminhadas para serem planejadas

Ferramentas

De acordo com o definido a cada PDTIC

Descrição

Caso a solicitação não tenha características de projeto, colocá-la na fila de demandas

Papéis

Coordenador, GP e equipe de projeto

Entradas

Solicitação com característica de demanda

Saídas

Registro de demanda

Atividades

Colocar na fila de demandas

Caso a solicitação não tenha características de projeto, colocá-la na fila de demandas

Ferramentas

NA

Descrição

Caso a solicitação não seja incluída no portfólio, comunicar reprovação

Papéis

Coordenador, GP e equipe de projeto

Entradas

Solicitação de projeto inviável

Saídas

Solicitação não atendida

Atividades

Comunicar reprovação

Caso a solicitação não seja incluída no portfólio, comunicar ao solicitante que foi reprovada, bem como, informar o motivo

Ferramentas

NA

Descrição

Realizar o planejamento inicial do projeto

Papéis

Coordenador, GP e equipe de projeto

Considerações importantes

A atividade está representada com o símbolo (III), que indica repetição. Isto é, vários projetos podem ser planejados. Essas etapas iniciais do processo representam os vários projetos, que formarão um único portfólio de projetos

Entradas

Solicitação de projeto a planejar

Saídas

Informações sobre o planejamento inicial do projeto (gerente do projeto, início e fim previsto, custo estimado, o link da issue no GitLab, indicação se o projeto pode ser classificado como uma transformação digital e sugestão de priorização e alinhamento aos objetivos estratégicos).

Atividades

Identificar Riscos

O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provoca um efeito positivo (oportunidade) ou negativo (ameaça) em um ou mais objetivos do projeto tais como escopo, cronograma, custo e qualidade.

A identificação dos riscos no planejamento do projeto visa principalmente levantar as situações que possam impactar negativamente no andamento do projeto, possibilitando que os envolvidos estabeleçam antecipadamente ações a fim de contornar resultados indesejados.

Os riscos identificados devem ser considerados para o planejamento do projeto

Planejar o projeto

Realizar o planejamento inicial do projeto, revisando e completando alguma informação em relação ao objetivo, justificativa e benefícios esperados, estimando início e fim previsto, e informando o link da issue criada no GitLab

Informar o custo estimado

Apenas custos com aquisições são computados nos projetos. Custos internos, como de pessoal, não são registrados.

Os custos decorrentes das aquisições são obrigatoriamente estimados e aprovados no Plano de Contratações, que segue seu processo específico e também faz parte do PDTIC.

Tanto a estimativa de custo inicial como a estimativa atualizada a ser informada no portfólio, deve seguir o valor aprovado no Plano de Contratações, constando no portfólio apenas como informação

Indicar Transformação Digital

Indicar se o projeto faz parte de uma transformação digital. Projetos com essa indicação formam o Plano de Transformação Digital da SETIC, conforme descrito no PDTIC

Sugerir priorização

Sugerir a priorização para o projeto, conforme a tabela abaixo denominada de “Critérios de Priorização”.

A maior priorização sugere os projetos que devem ser iniciados primeiro dentro de uma equipe.

Como as equipes são diferentes, projetos com menor prioridade podem iniciar/terminar primeiro que outros com maior prioridade, de acordo com a capacidade de cada equipe responsável

Sugerir o alinhamento estratégico

Sugerir o alinhamento estratégico, isto é, indicar a qual objetivo estratégico (da EnticJud e/ou do CSJT) o projeto está alinhado (objetivos descritos no PDTIC).

Ferramentas

Google drive: Planilha Proposta de Portfólio

Obs.: Todas as informações sobre o planejamento devem ser consolidadas na Planilha Proposta de Portfólio

Descrição

Formatar Proposta de Portfólio

Papéis

EPTIC

Considerações importantes

Até a atividade anterior, os responsáveis receberam e planejaram várias solicitações de projetos. O planejamento foi sendo registrado na planilha de Proposta de Portfólio. A partir dessa etapa, as atividades são em relação ao portfólio como um todo. Essa parte do fluxo é executada quando for novo ciclo, isso é, elaboração de novo portfólio

Entradas

Planilha Proposta de Portfólio a formatar
Informações sobre o planejamento inicial dos projetos

Saídas

Planilha Proposta de Portfólio formatada

Atividades

Formatar Proposta de Portfólio

Organizar e formatar a planilha que contém as informações dos projetos planejados até o momento.

Chama-se de Proposta de Portfólio, pois somente será um portfólio oficial, após revisão e aprovação pelos responsáveis

Encaminhar Proposta de Portfólio para revisão

Encaminhar a Proposta de Portfólio para revisão

Ferramentas

Google drive: Planilha Proposta de Portfólio

Descrição

Revisar as estimativas planejadas para os projetos

Papéis

Subcomitê de TIC

(sendo quórum mínimo formado pelo Diretor da SETIC, Coordenador da área cujo os projetos estejam sob revisão e EPTIC)

Entradas

Planilha Proposta de Portfólio formatada

Saídas

Planilha Proposta de Portfólio com estimativas revisadas

Atividades

Revisar as estimativas iniciais planejadas para os projetos

Revisar as informações fornecidas sobre o planejamento inicial dos projetos, como nome, objetivo, problema a ser resolvido (justificativa), benefícios estimados, início e fim previsto e custo estimado. Revisar também se o projeto está classificado corretamente como uma transformação digital

Ferramentas

Google drive: Planilha Proposta de Portfólio

Descrição

Revisar as informações sobre o alinhamento estratégico e a priorização dos projetos

Papéis

Subcomitê de TIC

(sendo quórum mínimo formado pelo Diretor da SETIC, Coordenador da área cujo os projetos estejam sob revisão e EPTIC)

Entradas

Planilha Proposta de Portfólio com estimativas revisadas

Saídas

Planilha Proposta de Portfólio revisada

Atividades

Revisar as informações sobre o alinhamento estratégico e a priorização dos projetos

Revisar as informações fornecidas sobre o alinhamento estratégico e a priorização dos projetos

Avaliar se necessita ajustes

Caso necessitar de qualquer ajuste nas estimativas realizadas, encaminhar novamente para “Analisar Solicitação”

Ferramentas

Google drive: Planilha Proposta de Portfólio

Descrição

Avaliar a Proposta de Portfólio

Papéis

Comitê de Governança de TIC

Entradas

Planilha Proposta de Portfólio revisada

Saídas

Planilha Proposta de Portfólio avaliada

Atividades

Avaliar a Proposta de Portfólio

Avaliar a Proposta de Portfólio, com as informações planejadas e revisadas

Avaliar se necessita ajustes

Caso necessitar de qualquer ajuste nas estimativas realizadas, encaminhar novamente para “Analisar Solicitação”

Ferramentas

Google drive: Planilha Proposta de Portfólio

Descrição

Aprovar a Proposta de Portfólio

Papéis

Comitê de Governança de TIC

Entradas

Planilha Proposta de Portfólio avaliada

Saídas

Planilha Portfólio aprovada

Atividades

Aprovar a Proposta de Portfólio

Aprovar a Proposta de Portfólio avaliada.

A partir dessa etapa, o Portfólio de Projetos para o período está instituído.

É a mesma planilha, no entanto, a partir de agora está oficialmente aprovada

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Descrição

Incluir Portfólio de Projetos no PDTIC

Papéis

EPTIC

Entradas

Planilha Portfólio aprovada

Saídas

PDTIC atualizado com a Planilha Portfólio aprovada

Atividades

Incluir Portfólio no PDTIC

Incluir no PDTIC a Planilha Portfólio aprovada

Atualizar Portal de Governança

Atualizar o Portal de Governança com as informações do PDTIC e do Portfólio de Projetos

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Portal de Governança

Descrição

Gerenciamento de Projetos/Executar projeto

Papéis

Coordenador, GP e equipe de projeto

Entradas

Planilha Portfólio aprovada

Saídas

Projeto executado

Atividades

Selecionar projeto a ser executado

A partir do portfólio aprovado, selecionar o(s) projeto(s) a ser(em) executado(s).

A orientação é que os projetos de maior priorização iniciem primeiro, conforme as características e restrições de cada equipe responsável

Executar projeto

Executar o(s) projeto(s) selecionados, conforme o processo definido de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Descrição

Gerenciamento de Projetos/Monitorar projeto

Papéis

EPTIC, GP e Coordenador

Entradas

Planilha Portfólio aprovada

Saídas

Informações sobre o gerenciamento/monitoramento dos projetos

Atividades

Realizar reunião de acompanhamento

Realizar as reuniões de acompanhamento dos projetos contidos no portfólio.

As reuniões são organizadas pelo EPTIC e marcadas por área (coordenadoria/seção), na qual são monitorados os projetos daqueles responsáveis.

Participam o EPTIC, os GPs e normalmente os coordenadores de cada área.

As reuniões acontecem trimestralmente. Caso seja preciso alguma atualização adicional, poderá ser realizada

Monitorar projeto

O gerenciamento/monitoração de cada projeto é um processo constante, desde seu início até a sua conclusão.

Essa atividade está contida no processo de Gerenciamento de Projetos e é executada por cada GP, tendo o apoio do coordenador e do EPTIC sempre que preciso.

No momento da reunião de acompanhamento do portfólio, cada projeto que ainda não foi concluído é verificado.

Com isso, independente do constante monitoramento que acontece em cada projeto individual, esse momento é utilizado para verificar o andamento de cada projeto

Gerenciar mudança no portfólio

São consideradas alterações no portfólio:

• Inclusão de novos projetos

• Cancelamento de projetos

• Suspensão de projetos

Caso alguma dessas situações seja identificada, deve ser destacada no Relatório de Acompanhamento e encaminhada para aprovação pelo Comitê de Governança de TIC, via PROAD do PDTIC (atividade Aprovar alterações de Portfólio)

OBS.: Alterações individuais em datas previstas nos projetos são apenas registradas na Planilha Portfólio para serem consultadas conforme o interesse, não necessitando destaque nem aprovação

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Descrição

Atualizar Portfólio

Papéis

EPTIC, GP e Coordenador

Entradas

Planilha Portfólio aprovada e Informações sobre o gerenciamento/monitoramento dos projetos

Saídas

Planilha Portfólio atualizada

Portal de Governança atualizado

Atividades

Atualizar portfólio

Atualizar a Planilha Portfólio com as informações coletadas durante a reunião de acompanhamento.

A atualização é feita pelo EPTIC, com a participação dos demais responsáveis

Atualizar portal de governança

Atualizar o Portal de Governança com as informações dos projetos que não necessitam de aprovação referente à mudanças

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Portal de Governança

Descrição

Aprovar alterações de Portfólio

Papéis

Comitê de Governança de TIC como aprovador formal

Subcomitê de TIC (Diretor da SETIC e Coordenador da área cujo os projetos sofreram alterações no portfólio) como validador prévio

Considerações importantes

A maioria das solicitações dos projetos ocorrem no início do ciclo do portfólio. No entanto, durante seu ciclo de vida, novos projetos podem ser inseridos, bem como, projetos podem ser cancelados e/ou suspensos

Entradas

Planilha Portfólio atualizada

OBS.: O EPTIC deve destacar as inclusões, os cancelamentos e as suspensões de projetos, a fim de facilitar a identificação e aprovação.

Além das informações destacadas, o portfólio atualizado como um todo deve ser enviado para conhecimento

Saídas

Necessidade de ajustes

Planilha Portfólio com alterações aprovadas

Atividades

Avaliar alterações no portfólio

Avaliar as alterações destacadas no portfólio

Avaliar se necessita ajustes

Caso necessitar ajustes, encaminhar novamente para “Analisar Solicitação”

Aprovar alterações de portfólio

Aprovar a nova versão do portfólio, contendo as alterações destacadas na reunião de acompanhamento e/ou os ajustes solicitados pelos aprovadores

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Descrição

Ajustar Portfólio

Papéis

EPTIC

Entradas

Planilha Portfólio com alterações aprovadas e/ou ajustadas

Saídas

Planilha Portfólio ajustada

Atividades

Verificar se as alterações no portfólio foram aprovadas

Verificar se as alterações no portfólio foram aprovadas

Ajustar o portfólio conforme retorno dos aprovadores

Caso os aprovadores realizaram alguma indicação diferente do sugerido na reunião de acompanhamento, realizar os ajustes no portfólio

Atualizar Portal de Governança

Atualizar o Portal de Governança com as informações dos projetos que passaram por aprovação (inclusão de novos, cancelamentos e suspensões)

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Portal de Governança

Descrição

Finalizar Portfólio

Papéis

EPTIC

Entradas

Planilha Portfólio (última Planilha Portfólio)

Saídas

Planilha Portfólio (Planilha Portfólio finalizada)

Atividades

Verificar fim do ciclo do PDTIC

Verificar fim do ciclo do PDTIC, o que acontece a cada 2 anos

Formatar portfólio contendo sua última versão

Antes dessa atividade, ocorre a última reunião de acompanhamento.

Nessa última reunião, são coletadas as informações do projetos, de acordo com a situação do final do ciclo

Disponibilizar última versão do portfólio

Disponibilizar a última versão do portfólio para prestação de contas do PDTIC

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

EPTIC

Escritório de projetos de TIC

GP (Gerente de Projeto)

Gerente do projeto, responsável por selecionar o projeto a ser executado, bem como, pela execução de todo o projeto. Responsável também por monitorar o projeto em todo seu ciclo de vida, verificando a necessidade ou não de replanejamento e/ou de suspensão e acompanhando seu andamento, até que esteja concluído ou cancelado

Equipe de projeto

Equipe de projeto, responsável por dar subsídios ao GP para selecionar o projeto a ser executado, bem como, pela execução de todo o projeto

Coordenador

Coordenador de equipe da SETIC, responsável juntamente com o GP e EPTIC pelo monitoramento do projeto em todo seu ciclo de vida

EPTIC

Escritório de projetos de TIC, responsável por monitorar o projeto em todo seu ciclo de vida, verificando a necessidade ou não de replanejamento e/ou de suspensão e acompanhando seu andamento, até que esteja concluído ou cancelado

Portfólio

Planilha mantida no Google Drive, contendo o detalhe de todos os projetos contidos no portfólio de projetos da SETIC

Google Drive

A planilha com o portfólio é mantida no Google Drive do Escritório de Projetos

GitLab

GitLab é a ferramenta utilizada pela SETIC para registro e acompanhamento das atividades do backlog de cada equipe. Sugere-se que essa ferramenta também seja utilizada para os projetos. Para isso, devem ser criadas issues com marcação (label) específicas e nelas devem ser registrados o andamento e o histórico do projeto. Além disso, sugere-se que a documentação gerada durante o projeto também seja anexada na issue.

Orientações sobre a utilização do gitlab para projetos pode ser consultadas em: https://docs.google.com/document/d/1s6Ejj0iH3qW70rHG7jLi9A6IkoUcswlNj7Um96K5Upo/edit

Percentual de benefícios alcançados

A cada projeto concluído, medir o percentual de benefícios alcançados:

Percentual=(Total de benefícios alcançados x 100)/total de benefícios estimados para o projeto

Meta por projeto: 90%

Obs.: o percentual pode ser maior que 100%, para projetos que superaram os benefícios estimados.

Meta para o percentual geral de projetos concluídos: 95%

Anual

Subcomitê de TIC

Em uma reunião periódica do Subcomitê de TIC, avaliar a aderência e as oportunidades de melhoria do processo. A reunião deve indicar se o processo necessita de revisão ou não

Anual

Descrição

A partir do portfólio de projetos previamente aprovado, selecionar o projeto a executar ou a verificar

Papéis

GP e equipe de projeto

Considerações importantes

Devem ser selecionados para a execução projetos de maior priorização, conforme pontuação contida no portfólio de projetos, considerando a disponibilidade e capacidade da(s) equipe(s) envolvida(s).

Essa escolha deve ser negociada e seguir orientações do(s) responsável(is) pela(s) equipe(s) (chefes de seção/coordenadores/diretor SETIC)

Entradas

Projeto contido no portfólio, aprovado e priorizado

Saídas

Projeto a ser executado

Atividades

Selecionar projeto

Consultar o portfólio e selecionar o projeto a ser iniciado/verificado

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro do projeto

Descrição

Executar o projeto, conforme sua natureza

Papéis

GP e equipe de projeto

Considerações importantes

Cada coordenadoria da SETIC possui processos mapeados para a execução de suas atividades principais.

A execução em si dos projetos de cada área segue esses processos. Por exemplo, projetos de desenvolvimento de software seguem o “Processo de Desenvolvimento e Sustentação de Software”, definido na Coordenadoria de Desenvolvimento de Sistemas. Da mesma forma, um projeto que necessite de aquisições, utilizará o “Processo de Planejamento de Contratações de TIC” para essa etapa, e assim por diante.

Por isso, está descrito que a execução do projeto é conforme sua natureza.

Abaixo, os processos internos de cada coordenadoria, que provavelmente serão utilizados na execução dos projetos, bem como, a indicação da coordenadoria responsável:

• Processo de Desenvolvimento e Sustentação de Software (CDS)

• Processo de Desativação de Sistemas (CDS)

• Processo de Homologação e Implantação de Sistemas (CIS)

• Processo de Planejamento de Contratações de TIC (CGGTIC)

• Processo de Gestão de Riscos de Segurança da Informação (CSIPD)

• Processo de Gestão de Continuidade de TIC (CSIPD)

• Processo de Gestão de Incidentes de Segurança em Redes Computacionais (CSIPD)

• Processo de Treinamento e Conscientização em SI (CSIPD)

• Processo de Elaboração e Revisão de Normas de Segurança da Informação (CSIPD)

• Processo do Sistema de Gestão de Segurança da Informação (CSIPD)

• Processo Gestão de Configuração e Ativos de TIC (CIT)

• Processo de Planejamento e Gestão do Plano Anual de Capacitação da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações (CGGTIC)

• Processo de Gerenciamento da Disponibilidade e Capacidade de TIC (CIT)

Obs.: A lista acima é dinâmica e pode sofrer alterações. Com isso, consta aqui como informação e com o objetivo de ilustrar a diversidade da execução dos projetos, não sendo um fator limitante.

Entradas

Projeto a ser executado

Saídas

Entregas do projeto

Atividades

Executar projeto

Executar o projeto, conforme sua natureza, até que suas entregas estejam concluídas

Ferramentas

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto

Descrição

Verificar projeto. Faz parte do grupo de atividades do monitoramento do projeto

Papéis

GP com o apoio do EPTIC e Coordenador

Considerações importantes

O monitoramento dos projetos é uma atividade constante e ocorre durante todo o ciclo de vida do projeto, até que ele esteja concluído ou cancelado.

O registro da situação individual de cada projeto é feito pelo GP no GitLab, para o acompanhamento da equipe.

A nível gerencial, esse registro é feito pelo EPTIC na planilha Portfólio de Projetos. Esse registro pode ser feito quando o evento acontece. No entanto, é feito normalmente durante a reunião de acompanhamento de projetos, descrita no processo de Gestão do Portfólio de Projetos de TIC. Nessa reunião, o EPTIC verifica os projetos de cada equipe a fim de validar seu andamento, fazendo o registro da situação no Portfólio de Projetos, caso ainda não tenha sido feito

Entradas

Projeto em execução

Saídas

Projeto verificado, necessidade de replanejamento, suspensão, cancelamento ou conclusão

Atividades

Verificar projeto

Verificar o projeto em questão, a fim de monitorar sua situação, conforme critérios abaixo:

• Projeto concluído: se todas as entregas foram realizadas

• Necessário replanejar: se projeto ainda não concluído e as estimativas precisam ser replanejadas

• Suspender: se projeto ainda não concluído e é necessário suspendê-lo por algum motivo

• Cancelar: se projeto ainda não concluído e é necessário cancelá-lo por algum motivo

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto

Descrição

Replanejar projeto. Faz parte do grupo de atividades do monitoramento do projeto

Papéis

GP com o apoio do EPTIC e Coordenador

Considerações importantes

O monitoramento dos projetos é uma atividade constante, até que o projeto esteja concluído ou cancelado

Entradas

projeto verificado com necessidade de replanejamento

Saídas

Projeto replanejado

Atividades

Replanejar projeto

Replanejar o projeto. Envolve rever as estimativas anteriores, principalmente: objetivo, data de início prevista, data de entrega do produto final prevista e custo estimado. É de responsabilidade do GP, que pode solicitar apoio ao EPTIC sempre que necessário.

Avaliar Riscos

Caso houver, avaliar como os riscos identificados previamente estão se comportando, bem como, a existência de novos riscos. Verificar o impacto dos riscos no replanejamento do projeto

Gerenciar mudança nos projetos

• As mudanças e novas estimativas devem ser acordadas entre os envolvidos no projeto.

• GP deverá negociar as mudanças com o solicitante, principalmente se houver mudança na data de entrega prevista, a fim de ajustar suas expectativas.

• Os custos dos projetos contidos na Planilha Portfólio devem estar de acordo com os definidos no Plano de Contratações. Com isso, caso houver a previsão de novos custos ou alteração nos custos estimados inicialmente, a aprovação deve ser feita no processo que mantém o Plano de Contratações. Somente após aprovado no Plano de Contratações, os novos valores devem ser registrados na Planilha Portfólio, os quais são apenas informativos.

• Novas previsões de início e entrega do produto final são atualizadas diretamente na Planilha Portfólio, no entanto, as previsões anteriores são mantidas como histórico. Se necessário, pode ser registrado na coluna “posição atual”, o motivo da alteração.

• Demais mudanças nas informações do projeto como objetivo, benefícios estimados, responsável pelo projeto, priorização ou alinhamento, são alteradas diretamente na Planilha Portfólio, sendo destacadas apenas em casos críticos, conforme a necessidade avaliada pelos responsáveis

Registrar novas estimativas

A atualização do projeto no GitLab é de responsabilidade do GP.

No portfólio, a atualização é feita pelo EPTIC. Pode ser feita quando o replanejamento for realizado. No entanto, normalmente é feita durante a reunião de acompanhamento de projetos, descrita no processo de Gestão do Portfólio de Projetos de TIC.

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto

Descrição

Suspender projeto. Faz parte do grupo de atividades do monitoramento do projeto

Papéis

GP com o apoio do EPTIC e Coordenador

Considerações importantes

O monitoramento dos projetos é uma atividade constante, até que o projeto esteja concluído ou cancelado

Entradas

Projeto verificado com necessidade de suspensão

Saídas

Projeto suspenso

Atividades

Suspender projeto

Suspender o projeto. Essa atividade é realizada quando o projeto já estava em andamento e por algum motivo, interno ou externo, sua execução ficou suspensa, isto é, aguardando alguma ação para ser possível continuar.

Esse status é utilizado para demonstrar que, no momento, nenhuma atividade está sendo realizada nesse projeto. Mas que após a questão ser resolvida, o projeto poderá retornar à sua execução.

É de responsabilidade do GP, que pode solicitar apoio ao EPTIC sempre que necessário.

Registrar suspensão

A atualização do projeto no GitLab é de responsabilidade do GP.

No portfólio, a atualização é feita pelo EPTIC. Pode ser feita quando o projeto for suspenso. No entanto, normalmente é feita durante a reunião de acompanhamento de projetos, descrita no processo de Gestão do Portfólio de Projetos TIC. Importante registrar o motivo e a data da suspensão.

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto

Descrição

Cancelar projeto

Papéis

GP com o apoio do EPTIC e Coordenador

Considerações importantes

O projeto está sempre sendo monitorado, até que ele seja concluído ou cancelado

Entradas

Projeto verificado com necessidade de cancelamento

Saídas

Projeto cancelado

Atividades

Cancelar projeto

Cancelar o projeto significa que esse projeto não irá mais acontecer. Isso pode ser feito a qualquer momento antes do projeto ser concluído, isto é, em projetos ainda não iniciados, já em execução ou suspensos.

Pode acontecer até mesmo em projetos que já tiveram entregas parciais realizadas. Nesse caso, essas entregas devem ser registradas.

Após o cancelamento do projeto, caso a mesma necessidade seja encaminhada para a SETIC, um novo projeto deve ser aberto

Solicitar permissão para o cancelamento

O GP deve comunicar o EPTIC sobre essa necessidade.

O EPTIC solicita permissão para o cancelamento ao Diretor da SETIC.

Registrar cancelamento

A atualização do projeto no GitLab é de responsabilidade do GP.

No portfólio, a atualização é feita pelo EPTIC. Pode ser feita quando o projeto for cancelado. No entanto, normalmente é feita durante a reunião de acompanhamento de projetos, descrita no processo de Gestão do Portfólio de Projetos de TIC. Importante registrar o motivo e a data do cancelamento.

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto

Descrição

Registrar benefícios

Papéis

EPTIC, GP e Coordenador

Considerações importantes

O projeto está sempre sendo monitorado, até que ele seja concluído ou cancelado

Entradas

Projeto verificado com necessidade de conclusão

Saídas

Benefícios registrados

Atividades

Registrar benefícios

• Via de regra um projeto é concluído quando suas entregas foram finalizadas.

• No entanto, podem haver exceções, em caso de projetos concluídos com pendências. Nesse caso, as entregas faltantes devem ser registradas no portfólio no momento da sua conclusão.

• Ao concluir o projeto, os benefícios alcançados por meio dele devem ser registrados.

• Para isso, os benefícios estimados são consultados, a fim de validar se foram alcançados. Além dos estimados inicialmente, podem ser registrados novos benefícios identificados.

• Sempre que possível, estimar e medir benefícios mensuráveis, isto é, que possam ser medidos e justificados com números. Exemplo: redução em 20% do número de equipamentos. Atingido, pois o número anterior ao projeto era de 100 e após, passou a ser 80.

• O registro dos benefícios é feito no portfólio pelo EPTIC. Pode ser feita quando o projeto for concluído. No entanto, normalmente é feita durante a reunião de acompanhamento de projetos, descrita no processo de Gestão do Portfólio de Projetos de TIC.

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto

Descrição

Concluir projeto

Papéis

EPTIC, GP e Coordenador

Considerações importantes

O projeto está sempre sendo monitorado, até que ele seja concluído ou cancelado

Entradas

Projeto verificado com necessidade de conclusão

Benefícios registrados

Saídas

Projeto concluído

Atividades

Concluir projeto

Ao concluir o projeto, além do registro dos benefícios, devem ser atualizadas informações como:

• O que foi feito (resultado do projeto)

• Data de entrega do produto final realizada

• Custo realizado

No GitLab, o GP deve concluir a issue referente ao projeto.

A atualização é feita no portfólio pelo EPTIC. Pode ser feita quando o projeto for concluído. No entanto, normalmente é feita durante a reunião de acompanhamento de projetos, descrita no processo de Gestão do Portfólio de Projetos de TIC.

Ferramentas

Google drive: Planilha Portfólio

Gitlab: registro e acompanhamento do projeto