Modelagem e Gestão de Processos

Última atualização: 13/09/2022 09:08

Fonte: Grupo de Segurança do Portal Governança

Processo de Modelagem e Gestão de Processos

O processo de Modelagem e Gestão de Processos está regulamentado na Portaria n° 6.871/2017Abre em nova aba

UniformizacaoModelagemProcessos V3.png

Definições

Responsável pelo Processo
Escritório de Processos de TI

Papéis
Escritório de Processos de TI	Área do Tribunal responsável por facilitar o mapeamento, documentação e melhoria contínua dos processos de trabalho adotados na SETIC.
Responsável pelo processo	Setor da SETIC responsável pelo processo que será mapeado e controlado
Comitê Gestor de TIC	Comitê composto pela Diretora, Coordenadores e representantes da área de segurança e projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal, responsável pelo acompanhamento e deliberações referentes à gestão de TIC.
Comitê de Gorvernança de TIC	Comitê de Governança de Informática do Tribunal, responsável pela análise técnica, proposição de mudanças e sugestões nos processos da SETIC.
Administração	Administração do Tribunal, responsável pela aprovação e regulamentação dos processos.

Modelos
Modelo para Modelagem de ProcessosAbre em nova aba	Modelo de documento para criar processos de TIC no TRT da 4ª Região
Minuta de Portaria	Modelo de Minuta de Portaria para regulamentação de processos

Ferramentas
Bizagi	Software de notação e modelagem de processos de negócio (BPMN)

Indicador de benefício do processo
Descrição do controle / indicador	Método de apuração (controle) ou fórmula de cálculo (indicador)	Frequência
Verificar aderência dos processos da SETIC ao padrão estabelecido	Será medido através do indicador: Percentual de processos padronizados. Fórmula: Total de processos revisados ou modelados utilizando o processo de modelagem de processos / Total de processos regulamentados, no âmbito da SETIC. Meta: 2021:77%, 2022:80%, 2023:82%, 2024: 84%, 2025:86%	quadrimestral

Controle de execução do processo
Controle	Método de execução	Frequência
Auditoria	Realizar uma reunião, com os responsáveis por cada um dos processos da SETIC, para avaliar o indicador e possíveis oportunidades de melhoria.	anual

Descrição das Tarefas

Modelar o processo
Descrição	Identificar as fases do processo a ser mapeado, relacionando-as aos seus responsáveis.
Papéis	Responsável pelo processo
Considerações importantes	Para a modelagem do processo deverão ser consideradas normas do Tribunal ou de órgãos superiores, melhores práticas e recomendações relativas à modelagem de processos.
Entradas	Conhecimento sobre o processo a ser mapeado
Saídas	Documentação do processo a ser mapeado em formato não estruturado
Atividades	Listar fases	Identificar e listar as fases do processo e os responsáveis por cada uma das fases.
	Listar atividades	Identificar e listar as atividades realizadas em cada fase.
	Identificar fluxo	Identificar e documentar como as fases se relacionam (fluxo do processo).
	Listar entradas e saídas	Identificar e listar os documentos que são gerados e os que são utilizados em cada fase do processo.

Definir controles / indicadores
Descrição	Definir os controles de execução do processo bem como os indicadores de benefícios, que serão utilizados ao longo da execução do processo.
Papéis	Responsável pelo processo Escritório de Processos
Considerações importantes	Os controles / indicadores do processo deverão estar descritos na documentação do processo.
Entradas	Documentação do processo a ser mapeado em formato não estruturado
Saídas	Controles / indicadores estabelecidos
Atividades	Definir Controles	Definir os controles que serão utilizados para a companhar a execução do processo.
Atividades	Definir Indicadores	Definir os indicadores de benefício do processo.

Documentar processo
Descrição	Reunir as informações e documentar o processo conforme o padrão de modelagem de processos estabelecido pela SETIC.
Papéis	Escritório de Processos
Considerações importantes	O fluxo do processo será documentado com o auxílio da ferramenta Bizagi. É obrigatório a definição das fases dentro do modelo Bizagi, representadas por seções verticais (milestones). A documentação e a Proposta de processo deverão seguir o Modelo para Modelagem de Processos.
Entradas	Documentação do processo a ser mapeado em formato não estruturado Controles / indicadores estabelecidos
Saídas	Desenho do Fluxo do processo Proposta de Processo
Atividades	Desenhar	Desenhar o fluxo do processo na ferramenta Bizagi.
Atividades	Documentar	Descrever o processo utilizando o guia “Modelo para Modelagem de Processos”.

Simular o processo
Descrição	Analisar e testar o processo documentado, verificando se o mesmo atende às necessidades da área responsável pela sua execução bem como fornece mecanismos de governança e gestão de TIC.
Papéis	Responsável pelo processo
Entradas	Proposta de Processo
Saídas	Proposta de Processo após simulação Resultados da simulação
Atividades	Analisar	Analisar as fases, fluxo, responsáveis, entradas e saídas do processo confrontando com o ambiente no qual ele será executado.
Atividades	Apontar	Apontar necessidades de ajuste do processo, caso necessário.

Consolidar informações e encaminhar proposição
Descrição	Consolidar a proposta do processo para encaminhamento ao Comitê Gestor de TIC
Considerações importantes	Nesta fase, após a simulação a proposta de processo será adequada às informações da fase de simulação. Em caso de cancelamento, nesta fase serão consolidadas as informações relativas às razões para o processo ser cancelado
Papéis	Escritório de Processos
Entradas	Proposta de Processo após simulação Resultados da simulação Necessidade de cancelamento do Processo
Saídas	Proposta do Processo consolidada ou Proposta de cancelamento do Processo
Atividades	Consolidar	Consolidar as informações do processo de acordo com as informações recebidas, adequando-o aos apontamentos realizados na simulação. Em caso de cancelamento do processo, consolidar proposição identificando os motivos do cancelamento.
Atividades	Encaminhar	Encaminhar a proposta ao Comitê Gestor de TIC

Analisar a proposta
Descrição	Analisar a proposta de processo, ou de cancelamento do processo, apontamento ajustes ou dando prosseguimento.
Papéis	Comitê Gestor de TIC
Entradas	Proposta do Processo consolidada ou Proposta de cancelamento do Processo
Saídas	Proposta de Processo ou de cancelamento do Processo analisada pelo Comitê Gestor de TIC
Atividades	Analisar	Analisar a proposta.
Atividades	Encaminhar	Encaminhar a proposta para validação pelo Comitê de Governança de TIC ou para correção, caso sejam identificadas necessidades de ajustes.

Validar proposta
Descrição	Validar a proposta do processo (ou do cancelamento do processo).
Papéis	Comitê de Governança de TIC
Entradas	Proposta do Processo ou Proposta de cancelamento do Processo analisada
Saídas	Proposta do Processo ou de cancelamento do Processo validada
Atividades	Validar	Validar a proposta do Processo ou de cancelamento do Processo.
Atividades	Encaminhar	Encaminhar a proposta para aprovação pela Administração do Tribunal ou para correção, caso sejam identificadas necessidades de ajustes.

Aprovar proposta
Descrição	Aprovar a proposta do Processo ou de cancelamento do Processo.
Papéis	Administração
Entradas	Proposta do Processo ou de cancelamento do Processo validada
Saídas	Processo ou cancelamento do Processo aprovado
Atividades	Aprovar	Aprovar a proposta do Processo ou de cancelamento do Processo.

Regulamentar
Descrição	Regulamentar o processo aprovado.
Considerações importantes	Essa atividade é executada quando há necessidade de publicação de Portaria. Pode ser utilizado o modelo “Minuta de Portaria para regulamentação de processos” para a elaboração da Portaria.
Papéis	Administração
Entradas	Processo ou cancelamento do Processo aprovado
Saídas	Portaria publicada
Atividades	Redigir	Redigir portaria.
Atividades	Publicar	Publicar portaria.