Plano anual de capacitação

Processo de Planejamento e Gestão do Plano Anual de Capacitação da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações

A Portaria n° 3.927/2017 instituiu o processo de Planejamento e Gestão do Plano Anual de Capacitação da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região..

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Definições

Papéis
Administração	Administração do Tribunal, responsável pela aprovação e regulamentação dos processos.
Comitê Governança de TIC	Comitê de Governança de TIC Tribunal, responsável por autorizar, analisar e propor mudanças e sugestões no Plano de Capacitação.
Comitê Gestor de TIC	Comitê composto pela Diretora, Coordenadores e representantes da área de segurança e projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal, responsável pelo acompanhamento e deliberações referentes à gestão de TIC.
Diretoria SETIC	Diretora da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal
Coordenadorias e Chefias	Coordenadores e Assistentes-Chefes da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal
SAC – TIC	Seção de Apoio a Contratações de TIC da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal, responsável por apoiar o planejamento e gestão do PAC.
Servidor	Usuário lotado na Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal que realiza treinamentos.
Áreas contratação	Áreas do Tribunal, fora da SETIC, envolvidas na contratação dos treinamentos

Termos
PAC	Plano Anual de Capacitação dos servidores da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal.
PA	Processo Administrativo utilizado pelo Tribunal
Manual Solicitação de Treinamento – SETIC	Manual no Google Drive, contendo as orientações para solicitação de treinamento.

Ferramentas
Planilha	Planilha utilizada para relacionas os perfis aos conhecimentos, bem como registrar as necessidades de treinamento.
Adm Eletrônico / Proad	Software de automatização de Processos Administrativos utilizado pelo Tribunal

Indicador de benefício do processo
Descrição do indicador	Método de apuração / fórmula de cálculo	Frequência
Percentual de execução do Plano Anual de Capacitação	Total de treinamentos planejados e executados do plano / total de treinamentos constantes do Plano Anual de Capacitação – PAC Meta: 2021:82%, 2022:84% 2023:86% 2024:87% 2025:88%	Quadrimestral

Etapas

Levantar perfis técnicos
Descrição	Analisar os perfis técnicos e suas atribuições, necessários para o desempenho das atividades de todas as áreas da SETIC, relacionando aos conhecimentos obrigatórios em cada perfil.
Papéis	SAC-TIC, Coordenadorias SETIC
Entradas	PAC do ano anterior
Saídas	Lista dos perfis x atribuições x conhecimentos
Atividades	Identificar perfil	Para cada área da SETIC, identificar quais os perfis são necessários para a execução das atividades.
Atividades	Identificar conhecimento	Para cada perfil identificado, relacionar as atribuições e os conhecimentos necessários.

Fazer mapeamento entre perfis técnicos e servidores
Descrição	Relacionar os servidores da SETIC aos seus perfis técnicos necessários para o bom desempenho das atividades.
Papéis	SAC-TIC, Coordenadorias e Chefias
Considerações importantes	Ao relacionar o servidor ao perfil, deve-se também registrar o grau de profundidade que o mesmo possui em relação aos conhecimentos, entre as opções I(Iniciar capacitação), A(Aprimorar ou Atualizar Conhecimento) ou C(Capacitado).
Entradas	Lista dos perfis x atribuições x conhecimentos Lista dos servidores
Saídas	Lista dos servidores da SETIC relacionados aos seus perfis técnicos e nível de conhecimentos
Atividades	Relacionar	Para cada servidor da SETIC, relacionar o nível de conhecimento em relação aos perfis técnicos existentes, conforme a necessidade de desempenho das atividades.

Planejar treinamentos para o exercício
Descrição	Identificar no mercado treinamentos cujo conteúdo atenda aos conhecimentos exigidos para cada perfil técnico.
Papéis	Coordenadorias e Chefias, Servidor
Considerações importantes	O servidor só poderá solicitar um treinamento que esteja de acordo com seu(s) perfil('s).
Entradas	Lista dos servidores da SETIC relacionados aos seus perfis técnicos e nível de conhecimentos
Saídas	Lista dos treinamentos planejados para o ano
Atividades	Pesquisar	Pesquisar no mercado os treinamentos desejados.
Atividades	Definir	Definir com o Coordenador da área quais treinamentos identificados serão solicitados.

Buscar estimativas de preço
Descrição	Buscar estimativas de preço para os treinamentos identificados.
Papéis	Servidor
Considerações importantes	São válidos como estimativas: orçamentos, pesquisas de internet e contratações similares.
Entradas	Lista dos treinamentos planejados para o ano
Saídas	Estimativas de preços dos treinamentos
Atividades	Obter	Obter estimativas de preço do treinamento selecionado.

Consolidar informações
Descrição	Consolidar toda a documentação gerada na elaboração anual do PAC em um PA, para ser submetido à análise do Comitê Gestor de TIC.
Papéis	SAC - TIC
Entradas	Documentação gerada na elaboração do PAC Estimativas de preços dos treinamentos
Saídas	Proposta do PAC
Atividades	Consolidar	Consolidar todos os documentos/artefatos produzidos em uma proposta de PAC.

Revisar e encaminhar PAC
Descrição	Revisar a proposta do PAC, a fim de corrigir distorções, identificar melhorias e preparar para encaminhamento de autorização e aprovação.
Papéis	Comitê Gestor de TIC
Entradas	Proposta do PAC ou Proposta do novo PAC validada
Saídas	PAC revisado e encaminhado
Atividades	Reunir	Realizar uma reunião do Comitê Gestor de TIC.
	Apresentar	Apresentar a proposta do PAC, momento no qual serão realizados os ajustes e melhorias.
	Encaminhar	Encaminhar o PA com o PAC para autorização do Comitê de Governança de TIC.

Autorizar PAC
Descrição	Autorizar a proposta do PAC.
Papéis	Comitê de Governança de TIC
Entradas	Proposta do PAC
Saídas	Proposta do PAC autorizada
Atividades	Analisar	Analisar os perfis propostos e o valor total do orçamento para a execução dos treinamentos.
Atividades	Autorizar	Autorizar a proposta do PAC ou devolver à SETIC para adequações.

Aprovar PAC
Descrição	Aprovar a proposta do PAC permitindo o início de sua execução.
Papéis	Administração
Entradas	Proposta do PAC autorizada
Saídas	PAC aprovado
Atividades	Aprovar	Aprovar a proposta do PAC ou devolver à SETIC para adequações.

Informar aprovação do PAC
Descrição	Informar a aprovação do PAC aos servidores da SETIC a fim de iniciar a execução dos treinamentos e o controle da execução do PAC.
Papéis	SAC – TIC
Entradas	PAC aprovado
Saídas	Comunicação da aprovação do PAC
Atividades	Comunicar	Comunicar a aprovação da proposta do PAC, por e-mail, aos servidores da SETIC.

Providenciar documentação para contratação do treinamento
Descrição	Providenciar toda a documentação para que seja realizada a contratação do treinamento.
Papéis	Servidor
Considerações importantes	A execução desta tarefa está descrita em “Manual Solicitação de Treinamento – SETIC”.
Entradas	Treinamento aprovado no PAC
Saídas	Documentação do Treinamento
Atividades	Buscar	Buscar os documentos exigidos como por exemplo, orçamentos e comparativos de preços.
Atividades	Preencher	Preencher os formulários necessários para a contratação do treinamento.

Revisar e encaminhar documentação
Descrição	Revisar se a documentação atende aos requisitos exigidos pelo Tribunal para a contratação do treinamento.
Papéis	SAC - TIC
Entradas	Documentação do Treinamento
Saídas	Documentação do Treinamento revisada
Atividades	Revisar	Revisar se todos os documentos recebidos estão de acordo com os requisitos exigidos pelo Tribunal para efetuar a contratação.
Atividades	Encaminhar	Consolidar a documentação para que possa ser validada pela Diretoria.

Validar e encaminhar
Descrição	Validar e encaminhar o pedido de contratação do treinamento junto ao Tribunal.
Papéis	Diretoria SETIC
Entradas	Documentação do Treinamento revisada
Saídas	Treinamento autorizado no âmbito da SETIC
Atividades	Analisar	Analisar a necessidade de ajustes.
	Autorizar	Autorizar o pedido de contratação.
	Encaminhar	Encaminhar a contratação do treinamento junto ao Tribunal.

Realizar contratação
Descrição	Subprocesso executado por outras áreas do Tribunal que compreende a contratação do treinamento junto à entidade promotora.
Considerações importantes	Essa atividade não faz parte do processo de execução do plano anual de capacitação pois não é executada pela SETIC.
Papéis	Áreas contratação
Entradas	Treinamento autorizado no âmbito da SETIC
Saídas	Treinamento contratado

Realizar treinamento e encaminhar certificado
Descrição	Realizar o treinamento obedecendo aos critérios estabelecidos pelo Tribunal, como frequência mínima, e encaminhar o certificado.
Papéis	Servidor
Entradas	Treinamento contratado
Saídas	Certificado encaminhado
Atividades	Realizar	Realizar o treinamento contratado.
Atividades	Encaminhar	Encaminhar o certificado para que seja efetuada a liquidação do treinamento e demais registros necessários.

Controlar a execução do PAC
Descrição	Controlar a execução do PAC observando o percentual de realização dos treinamentos, coletando indicadores parciais de atingimento das metas, verificando a execução orçamentária dos treinamentos e a necessidade de revisões do PAC.
Papéis	SAC – TIC e Coordenadorias SETIC
Entradas	PAC aprovado Informação sobre treinamentos realizados Solicitações de alteração do PAC
Saídas	Necessidade de alteração do PAC Documentação da execução do PAC Lista das solicitações de alteração recebidas
Atividades	Verificar	Verificar os treinamentos que estão sendo realizados.
	Receber	Receber, por e-mail, as solicitações de alteração de treinamento
	Coletar Indicadores	Coletar indicadores parciais para controle da execução do PAC. São coletados os indicadores do CNJ (INA-1), CSJT (Índice de Capacitação Gerencial e Técnica) e PETIC (TRT4-PETIC-IN06).
	Verificar Orçamento	Verificar a execução do orçamento aprovado para os treinamentos.
	Propor	Propor mudanças de acordo com o cenário existente.
	Comunicar	Enviar um e-mail a cada 3 meses a todos os servidores da SETIC, reforçando a necessidade de execução dos treinamentos no exercício corrente

Atualizar o PAC
Descrição	Construir uma nova proposta de PAC por meio das solicitações de alterações dos treinamentos recebidas.
Papéis	SAC-TIC, Coordenadorias e Chefias
Entradas	Lista das solicitações de alteração recebidas
Saídas	Proposta do novo PAC
Atividades	Elaborar	Elaborar a proposta do novo PAC

Validar
Descrição	Verificar se as alterações propostas atendem às necessidades de treinamento para os perfis, bem como se há alteração orçamentária.
Papéis	Diretoria SETIC
Entradas	Proposta do novo PAC
Saídas	Proposta do novo PAC validada
Atividades	Validar	Validar a proposta do PAC ou devolver para adequações.
Atividades	Encaminhar	Submeter a proposta do PAC para aprovação, caso o custo total do PAC sofra alteração ou haja alguma alteração nos perfis definidos

Elaborar relatório parcial
Descrição	Elaborar um relatório parcial da execução do PAC, coletando os dados para consolidar os indicadores.
Considerações importantes	Essa tarefa é realizada a cada 6 meses dentro do ano de execução do PAC.
Papéis	SAC - TIC
Entradas	Documentação da execução do PAC
Saídas	Relatório parcial de execução do PAC
Atividades	Medir	Medir a execução do PAC para subsidiar os indicadores de execução.
	Confeccionar	Confeccionar um relatório parcial de execução do PAC contendo a execução orçamentária e o resultado parcial dos indicadores.
	Encaminhar	Encaminhar o relatório parcial para os servidores da SETIC, para o Comitê de Governança e para a Escola Judicial

Elaborar relatório final
Descrição	Elaborar um relatório final da execução do PAC, coletando os dados para consolidar os indicadores.
Considerações importantes	Essa tarefa é executada uma única vez ao final da execução do PAC.
Papéis	SAC - TIC
Entradas	Documentação da execução do PAC
Saídas	Relatório final de execução do PAC
Atividades	Medir	Medir a execução do PAC para subsidiar os indicadores de execução.
	Confeccionar	Confeccionar um relatório final de execução do PAC contendo a execução orçamentária, resultado final dos indicadores e avaliação do desempenho.
	Encaminhar	Encaminhar o relatório final para os servidores da SETIC, para o Comitê de Governança e para a Escola Judicial