Processo de Mudança e Liberação de Serviços

Escritório de Processos de TI

Responsável pela Mudança

Responsável por registrar, classificar e executar a mudança e a liberação.

Gerência da Mudança

Coordenador (ou pessoa designada por ele) da área onde encontra-se lotado o responsável pela mudança e liberação.

Comitê de Mudança Normal (CMN)

Grupo composto pelos coordenadores (ou seus substitutos) e Diretoria da SETIC (ou substituto). Podem ser delegados outros recursos necessários para avaliações de necessidades mas devem ser formalmente indicados. É responsável por avaliar a mudança solicitada, aprová-la ou encaminhá-la para revisão.

Comitê de Mudança Emergencial (CME)

Composto pela Diretoria da SETIC (ou substituto). Podem ser delegados outros recursos necessários para avaliações de necessidades mas devem ser formalmente indicados. É responsável por avaliar a mudança emergencial solicitada, aprová-la ou encaminhá-la para revisão.

Comitê Gestor de TIC

Comitê composto pela Diretora, Coordenadores e representantes da área de segurança e projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações do Tribunal, responsável pelo acompanhamento e deliberações referentes à gestão de TIC.

Mudança Normal

Mudanças que podem causar impacto nos serviços e que devem passar pela análise e a aprovação do Comitê de Mudança Normal (CMN).

Mudança Emergencial

Mudanças que, caso não realizadas, podem causar uma degradação severa ou indisponibilidade nos serviços críticos da organização. Para a sua execução, devem passar pela análise e a aprovação do Comitê de Mudança Emergencial (CME).

As mudanças solicitadas diretamente pela alta direção que tenham caráter emergencial deverão ser classificadas como Emergencial.

Liberação

Aplicação da mudança planejada no ambiente computacional de TIC.

Formulário de Mudança

Formulário criado no Google Drive a partir de um template pré-definido para que seja registrada a solicitação da mudança.

(formulárioAbre em nova aba) (pdfAbre em nova aba)

Google Drive

Documento de texto compartilhado pelo Google.

Descrição do indicador

Método de apuração / fórmula de cálculo

Frequência

Percentual de Mudanças conforme planejado

Número de mudanças efetuadas conforme o planejado / Número total de mudanças

Meta: 2021:86%, 2022:87% 2023:88% 2024:89% 2025:90%

quadrimestral

Controle

Método de execução

Frequência

Auditoria

Realizar uma reunião com as equipes executoras do processo, para avaliar a aderência, os benefícios gerados e oportunidades de melhoria do processo.

Essa reunião deve identificar se o processo necessita de revisão.

anual

Descrição

Registrar a solicitação de mudanças para análise do gerente de mudanças.

Papéis

Requisitante

Considerações Importantes

Apenas a equipe interna da SETIC poderá solicitar e registrar mudanças. As solicitações de mudanças serão registradas em um documento do Google Drive e compartilhado com a Diretoria, Coordenadorias e Chefias da SETIC.

Deve-se utilizar o modelo “Template de Solicitação de Mudança”, armazenado no Google Drive.

Entradas

Necessidade de mudança

Saídas

Formulário de mudança preenchido

Atividades

Instanciar

Instanciar um novo formulário de mudança a partir do modelo existente.

Preencher

Preencher o documento registrando a descrição da mudança, sua justificativa, serviços afetados, impacto e áreas atingidas, plano de contingência, nomes dos aprovadores e envolvidos que deverão ser comunicados.

Descrição

Analisar a proposta de mudança a fim de enviá-la ao Comitê de Mudança Normal ou Comitê de Mudança Emergencial.

Papéis

Gerência da Mudança

Entradas

Formulário de mudança encaminhado

Saídas

Formulário de mudança analisado

Atividades

Analisar

Analisar o formulário de mudança.

Corrigir

Corrigir eventuais inconformidades.

Encaminhar

Encaminhar o formulário ao Comitê de Mudança Normal ou ao Comitê de Mudança Emergencial bem como todos os chefes da SETIC. Para isso, pode-se utilizar o endereço setic.chefias@trt4.jus.br.

Descrição

Analisar as informações contidas na solicitação de mudança e autorizar ou não a execução da mudança. A resposta da autorização da mudança registrada no próprio formulário de forma que o Responsável pela Mudança terá o seu conhecimento.

Papéis

Comitê de Mudança Emergencial

Entradas

Formulário de mudança analisado

Saídas

Formulário de mudança aprovado

Atividades

Analisar

Analisar o formulário de mudança.

Decidir

A partir da análise do formulário de mudança, decidir por:

• Autorizar a sua execução;

• Não autorizar e cancelar a mudança;

• Encaminhar para revisão.

Registrar

Cada um dos aprovadores da mudança deve registrar a sua decisão através de um comentário sobre o próprio nome, no quadro “Aprovadores”.

Ferramentas

Google Drive

Descrição

Analisar as informações contidas na solicitação de mudança bem como dos comentários postados pelos envolvidos/notificados a fim de decidir pela execução ou não da mudança. A resposta da autorização da mudança registrada no próprio formulário de forma que o Responsável pela Mudança terá o seu conhecimento.

Papéis

Comitê de Mudança Normal

Entradas

Formulário de mudança analisado

Saídas

Formulário de mudança aprovado

Atividades

Analisar

Analisar o formulário de mudança.

Acompanhar

Acompanhar os comentários registrados pelos Coordenadores e Chefes da SETIC.

Decidir

A partir da análise do formulário de mudança, decidir por:

• Autorizar a sua execução;

• Não autorizar e cancelar a mudança;

• Encaminhar para revisão.

Registrar

Cada um dos aprovadores da mudança deve registrar a sua decisão através de um comentário sobre o próprio nome, no quadro “Aprovadores”.

Ferramentas

Google Drive

Descrição

Caso a mudança não seja aprovada pelo Comitê de Mudança Normal ou pelo Comitê de Mudança Emergencial, esta pode ser encaminhada para revisão. Nesta situação o Responsável pela Mudança fará os ajustes necessários e iniciará um novo ciclo de análise e aprovação.

Papéis

Responsável pela Mudança

Entradas

Formulário de mudança rejeitado para revisão

Saídas

Formulário de mudança revisado

Atividades

Analisar

Analisar os comentários registrados pelo Comitê de Mudança Normal ou Emergencial, no que diz respeito às necessidades de alteração do Formulário de mudança.

Registrar

Registrar as alterações solicitadas no Formulário de mudança.

Ferramentas

Google Drive

Descrição

Notificar os envolvidos sobre a aprovação do formulário de mudança, seja ela normal ou emergencial.

Papéis

Responsável pela Mudança

Considerações Importantes

A notificação pode ser feita por e-mail pelo Responsável pela Mudança ou pela Diretoria da SETIC.

Entradas

Formulário de mudança aprovado

Saídas

Envolvidos com a mudança notificados

Atividades

Identificar

Identificar no Formulário de mudança preenchido, quais envolvidos devem ser notificados após a aprovação da mudança.

Notificar

Notificar os envolvidos.

Ferramentas

E-mail

Descrição

Executar todos os procedimentos que foram previamente planejados, atentando para questões como serviços afetados, plano de contingência e realização dos testes (e seus responsáveis).

Papéis

Responsável pela Mudança

Entradas

Formulário de mudança aprovado e Envolvidos com a mudança notificados

Saídas

Liberação executada

Atividades

Executar

Executar todos os procedimentos que foram planejados para a liberação.

Colher

Colher o resultado final do procedimento.

Descrição

Após a conclusão dos procedimentos de liberação, o Responsável pela Mudança fará a análise e avaliação do resultado, registrando no Formulário de mudança. Questões como lições aprendidas e motivos de insucesso devem ser consideradas.

Papéis

Responsável pela Mudança

Entradas

Liberação executada

Saídas

Resultados da avaliação registrados no Formulário de mudança

Atividades

Avaliar

Avaliar o resultado dos procedimentos de liberação que foram executados.

Documentar

Documentar no Formulário de mudança o resultado obtido, seja no caso de sucesso ou insucesso.

Ferramentas

Google Drive

Descrição

Atividade na qual o executor da mudança informa os envolvidos (identificados no planejamento) do resultado final dos procedimentos de liberação executados.

Papéis

Executor da Mudança

Considerações Importantes

O motivo do cancelamento da mudança deve ser registrado no Formulário de mudança, no campo chamado “Avaliação do resultado”.

Entradas

Formulário de mudança rejeitado

Saídas

Formulário de mudança cancelado

Atividades

Registrar

Registrar no Formulário de mudança o motivo do cancelamento.

Descrição

Reunião periódica de lições aprendidas na execução das mudanças e liberações.

Papéis

Comitê Gestor de TIC

Considerações Importantes

As avaliações de resultado serão coletadas e encaminhadas ao Comitê Gestor de TIC junto com a apuração do indicador do processo de mudanças.

Entradas

Avaliação de resultados das mudanças realizadas durante o período

Saídas

Análise de lições aprendidas

Atividades

Analisar

Analisar as avaliações de resultado