Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região

O Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT-RS) realizou reunião, nesta quinta-feira (6/2), com os integrantes do projeto "Gestão do Acervo Pós-Enchente" (GAPE) para avaliar os avanços e desafios da recuperação dos processos e documentos atingidos pela enchente de maio de 2024.

O projeto busca articular todas as atividades relacionadas ao acervo de processos arquivados, em especial as atividades para restaurar e digitalizar processos físicos armazenados no Arquivo-Geral, muitos deles essenciais para execuções, pedidos previdenciários e fiscais. Cerca de um milhão foram danificados pelas águas, incluindo volumes históricos que receberam o selo “Memória Mundo” da Unesco.

A projeção é concluir o processo de recuperação em 2026. Já a digitalização deverá se estender por mais tempo.

Na pauta, um balanço dos trabalhos realizados ao longo dos últimos oito meses e a projeção do que será executado.

Responsabilidade institucional

O presidente do TRT-RS, desembargador Ricardo Martins Costa, enfatizou a importância do trabalho realizado até o momento, destacando a responsabilidade institucional na preservação da memória documental do Tribunal.

“Essa é uma responsabilidade institucional. Isso é muito importante para o Tribunal. Nós temos uma história e ela não pode ser apagada”, frisou.

O presidente relembrou sua visita ao Arquivo-Geral logo após a enchente, quando viu de perto a extensão dos danos causados pela inundação. “Foi um cenário impactante. Ver os processos boiando, muitos deles essenciais para a vida das pessoas, deixou evidente a urgência de uma resposta rápida e eficaz, que foi o que fizemos”, destacou.

Martins Costa ressaltou ainda que a recuperação do acervo é fundamental não apenas para manter a memória da Justiça do Trabalho, mas também para garantir o direito de acesso à informação pelos cidadãos.

Processo de recuperação

A assessora da Presidência Carolina da Silva Ferreira detalhou, durante a reunião, o andamento das ações do Tribunal.

Ela explicou passo a passo como funciona o processo de recuperação dos processos, desde a higienização até a digitalização. Também disse como funciona a armazenagem dos processos ainda em recuperação, os recuperados e a digitalização. Falou ainda como o trabalho é dividido entre as equipes.

“As atividades incluem higienização, desinfecção, secagem, desfolhamento e digitalização dos documentos atingidos. Cerca de um milhão de processos foram impactados pelas enchentes. Destes, aproximadamente 10% já passaram pelo processo de desinfecção, e cerca de quatro mil foram totalmente tratados e digitalizados. O trabalho segue protocolos específicos e envolve profissionais de diferentes áreas”, destacou Carolina.

A reunião abordou também desafios na aquisição e entrega de materiais como papelão, escovas e espátulas, além da demora na chegada de equipamentos como mesas higienizadoras e prensas. Esses fatores afetam a produtividade e exigem adaptações constantes.

Desde o início das atividades, soluções alternativas foram adotadas para manter o fluxo de trabalho, como a utilização de secadores de cabelo e mesas improvisadas. As equipes que trabalham nas atividades de recuperação são orientadas por um especialista em restauração trazido ao Rio Grande do Sul logo após a enchente para auxiliar o Tribunal nesse desafio.

Esforço contínuo

A desembargadora Rosane Serafini Casa Nova, presidente da Comissão de Gestão de Memória do TRT-RS, destacou a importância do comprometimento do Tribunal na preservação da memória histórica e no acesso à informação. Segundo ela, “o trabalho de recuperação demonstra o esforço contínuo para garantir que os processos disponíveis sempre que necessários”.

A magistrada também ressaltou a complexidade das atividades realizadas, desde a higienização até a digitalização dos documentos, destacando que “os servidores incorporaram funções que não desempenhavam antes e se dedicaram muito para evitar a perda de informações”.

Rosane enfatizou ainda a união de diferentes setores do Tribunal e o impacto prático do projeto, mencionando casos concretos em que a recuperação de documentos permitiu a garantia de direitos trabalhistas.

A segurança da equipe foi um dos pontos discutidos. Um estudo microbiológico foi realizado para identificar riscos nos documentos afetados e garantir um ambiente de trabalho seguro. Além disso, os documentos foram classificados em dois grupos:  atingidos e não atingidos. A prioridade foi dada aos processos que haviam caído nos corredores alagados, onde as condições de contaminação eram mais severas.  O TRT-RS busca ainda um novo espaço para o Arquivo-Geral, adequado à preservação do acervo.

O GAPE é uma iniciativa estabelecida pela Presidência do TRT-RS, sob a coordenação da desembargadora Rosane, e da desembargadora Maria Madalena Telesca, vice-corregedora e presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. O projeto estabelece um modelo de gestão documental para futuras situações emergenciais e garante a preservação de documentos fundamentais para a Justiça do Trabalho.

Documentos preservados

A desembargadora Maria Madalena Telesca destacou a importância da organização e preservação dos documentos do Tribunal, enfatizando que a digitalização dos processos é um passo essencial para garantir a acessibilidade e a segurança das informações.

Ela explicou que “embora ninguém goste de falar em eliminação, esse processo é necessário, pois os documentos continuarão preservados digitalmente”. Durante a reunião, mencionou que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) está finalizando um projeto que será submetido ao Órgão Especial do Tribunal para aprovação e posterior implementação. Esse projeto tem como objetivo racionalizar os espaços dos arquivos em médio e longo prazo, após a digitalização integral do acervo e seleção de processos e documentos de guarda permanente. 

A magistrada também chamou atenção para a necessidade de adequação dos espaços de armazenamento, já que, em algumas unidades, o volume de processos físicos ainda representa um desafio logístico.

Soluções alternativas

Integrante da Comissão de Gestão da Memória e representante do TRT-RS no Proname (Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário), a juíza Anita Job Lübbe ressaltou o papel do TRT-RS e  destacou a relevância do trabalho desenvolvido na recuperação do acervo documental.

“O TRT-4 é emblemático e tem realizado iniciativas importantes nessa área há anos”, destacou Anita. A magistrada também mencionou os desafios enfrentados, como a falta de recursos e equipamentos adequados, ressaltando que “as soluções encontradas partiram da solidariedade e do comprometimento da equipe envolvida”.

Compartilhando informação

Chefe do Memorial, Katia Teixeira Kneipp apresentou um resumo de sua apresentação em conferência da UNESCO, na Costa Rica, onde representou o TRT-RS no debate sobre a proteção do patrimônio documental em crises.

Ela destacou a relevância internacional do trabalho realizado pelo Tribunal na recuperação dos processos atingidos pela enchente de maio de 2024, ressaltando as estratégias adotadas para minimizar os danos e garantir a preservação dos documentos.

Kátia também mencionou a importância da colaboração entre instituições de memória e equipes de resposta a emergências, ponto central da conferência. Segundo ela, a experiência do TRT-RS serviu como um exemplo prático do impacto de ações coordenadas na salvaguarda de documentos históricos.

Participaram da reunião:

- Desembargador Ricardo Martins Costa - presidente do TRT-RS

- Desembargador Alexandre Corrêa da Cruz - vice-presidente do Tribunal

- Desembargadora Maria Madalena Telesca - vice-corregedora e Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

- Desembargadora Rosane Serafini Casa Nova - presidente da Comissão de Gestão de Memória do TRT-RS

- Juíza Anita Job Lübbe - integrante da Comissão de Gestão da Memória e representante do TRT-RS no Proname

- Carolina da Silva Ferreira - assessora da Presidência

- Kátia Teixeira Kneipp - coordenadora do Memorial do TRT-RS