Antes de iniciar a discussão sobre os problemas encontrados, deve-se revisar os planos de ações de reuniões anteriores que ainda estão pendentes.

Para aquelas ações já executadas, registrar o seu status como concluído.

Para as ações não concluídas, estipular um novo prazo de conclusão (status = postergado) e registrar a justificativa na coluna  AÇÃO.

Reunião com a participação da Equipe, para avaliação do projeto, identificando o que deu certo, o que deu errado e o que pode ser melhorado. Deverão ser avaliados, em relação ao projeto, pelo menos os seguintes itens:

Escopo -  verificar se houve alteração de escopo durante a sprint;
Tarefas - verificar se todas as tarefas foram concluídas dentro do esforço previsto;
Estimativas - verificar se o esforço realizado foi de acordo com o planejado;
Cronograma - verificar alterações no cronograma, em especial sobre as sprints seguintes;
Recursos materiais e humanos - verificar se o consumo de recursos está de acordo com o planejado, identificando se houve utilização de algum recurso adicional;
Dados relevantes - verificar se os documentos do projeto foram armazenados de acordo com o previsto e se as comunicações ocorreram conforme planejado;
Riscos - verificar se as ações previstas para os riscos foram executadas, se algum risco teve alteração na probabilidade de ocorrência / impacto/
Envolvimento das partes interessadas - verificar se ocorreu o envolvimento de todas as partes conforme planejado (comunicações e aprovações);
Rastreabilidade - verificar se todas as demandas de desenvolvimento estão associadas ao projeto e se estão relacionadas a uma estória de usuário;
Outras questões - relato de outras questões relevantes que merecem atenção.

Nesta reunião são definidas as ações corretivas para os problemas encontrados, de acordo com os itens acima elencados.

Avaliar a complexidade total atribuída à Sprint que se encerra, medindo três variáveis:

• total de complexidade planejada: soma das complexidades das demandas que foram planejadas para a sprint, tenham sido elas entregues ou não;
• total de complexidade não planejada: soma das complexidades das demandas inseridas na sprint durante a execução da mesma, tenham sido elas entregues ou não ao final da sprint;
• total de complexidade entregue na sprint: soma das complexidades das demandas entregues na sprint, descontadas as demandas que NÃO foram implementadas na sprint;

O total de complexidade de uma Sprint será obtido calculando-se a complexidade de cada Demandas no Trace GP pertencente a Sprint.

Deve-se retirar as demandas da Sprint apenas após realizar a reunião de retrospectiva, a fim de permitir calcular a complexidade entregue.

Identificar possíveis problemas encontrados durante o ciclo da Sprint que se encerra, estabelecendo para cada problema:

• descrição do problema;
• ação para corrigí-lo;
• item do monitoramento;
• responsável por atuar na ação;
• prazo para atuação.

Para aquelas ações cujo prazo é menor do que a data da próxima Realizar a Retrospectiva com a Equipe, deverá ser feito um monitoramento pelo Gerente de Projetos na data de conclusão.

Caso a ação seja executada, registrar o seu status como concluído.

Para as ações não concluídas no prazo estabelecido, estipular um novo prazo de conclusão (status = postergado) e registrar a justificativa na coluna  AÇÃO.

Abrir e registrar a reunião de retrospectiva através do Formulário para as Reuniões de Restrospectiva, cadastrando:

• Os nomes pertencentes à Equipe, que participaram da reunião;

• total de complexidade planejada;
• total de complexidade não planejada;
• total de complexidade entregue na Sprint;
  

Deve-se preencher também o "Checklist do Planejamento do Projeto".

Caso seja detectado algum problema, as ações de correção devem ser cadastradas na grade "Lista de Ações".

Caso surjam outras questões não constantes do "Checklist do Planejamento do Projeto", estas devem ser descritas no campo de "Obsevações (outras questões)".

(Menu Demanda - Cadastrar Demanda - Escolher o formulário "Ações / Reunião de Retrospectiva")

Após o cadastro da demanda do tipo Reunião de Retrospectiva, deve-se vinculá-la ao projeto, na tarefa do cronograma que executou esta ação:

1. Editar a tarefa do cronograma relativa à reunião realizada (Realizar Retrospectiva com a Equipe)

2. Posicionar-se na Aba Ocorrências e associar a demanda de reunião de retrospectiva através do botão Associar: